Отношение выручки к сумме основных средств

Главная Статьи Наличные расчеты Наличные расчеты

Наличные расчеты

Использование наличных денежных средств в деятельности субъектов предпринимательской деятельности регулируется большим количеством нормативных документов. Несоблюдение их требований, как известно, может повлечь за собой довольно внушительные штрафные санкции.

Оосновные правила использования наличных, которых следует придерживаться в хозяйственной деятельности предприятий и предпринимателей:

1. Организация наличного обращения

1.1. Наличные расчеты в деятельности предприятий

Предприятия и физические лица — предприниматели, имеющие текущие счета в банках, осуществляют расчеты по денежным обязательствам, которые возникают в процессе хозяйственных отношений, приоритетно в безналичной форме. В то же время без наличных денежных расчетов им не средств обойтись. Реализация товаров (работ, услуг) населению, выплата заработной платы, осуществление командировочных расходов — все это предполагает использование наличности.

Что же такое наличные? Пункт 1.2 Положения № 637 дает нам такое определение: наличные (наличные средства) — денежные знаки национальной валюты Украины — банкноты и монеты, в том числе оборотные, памятные и юбилейные монеты, являющиеся действительными платежными средствами.

Под наличными расчетами необходимо понимать платежи наличными предприятий (предпринимателей) и физических лиц за реализованную продукцию (товары, выполненные работы, предоставленные услуги), а также по операциям, которые непосредственно не связаны с реализацией продукции (товаров, работ, услуг) и другого имущества (п. 1.2 Положения № 637).

Как видим, наличные расчеты предусматривают расчеты не только за реализованную продукцию (товары, работы, услуги), но и расчеты по внереализационным операциям. К внереализационным поступлениям относятся поступления от операций, непосредственно не связанных с реализацией продукции (товаров, работ, услуг) и другого имущества (включая основные фонды, нематериальные активы, продукцию вспомогательного и обслуживающего производства), в том числе погашение дебиторской задолженности, задолженности по займам, безвозмездно полученные средства, возмещение материального ущерба, взносы в уставный фонд, платежи за предоставленное в лизинг (аренду) имущество, роялти, доход (проценты) от владения корпоративными правами, возврат неиспользованных подотчетных сумм и другие поступления.

Субъекты предпринимательской деятельности проводят наличные расчеты между собой, а также с физическими лицами за счет наличной выручки или средств, полученных в банках. При этом наличные расчеты осуществляются через:

— регистраторы расчетных операций (РРО) или с использованием расчетных квитанций (РК);

— кассу предприятия с оформлением приходных и расходных кассовых ордеров;

— учреждения банков путем внесения наличных на соответствующие счета.

Напомним, что большинство операций по получению наличных денежных средств в сфере торговли, общественного питания и услуг требуют применения РРО или РК. Исключение составляют операции, приведенные в ст. 9 Закона об РРО. При этом отметим, что предметом рассмотрения данной статьи не являются вопросы, регулируемые Законом об РРО.

Если расчеты производятся путем внесения наличных в учреждения банков без открытия текущего счета для дальнейшего перечисления их на счета предприятий (предпринимателей) или физических лиц, то такие расчеты являются для покупателей (плательщиков средств) наличными, а для предприятий-продавцов (получателей средств) — безналичными (п.п. 2.5 Положения № 637).

1.2. Что такое касса

Для приема, хранения и расходования наличных денежных средств предприятия должны иметь кассу.

Согласно п. 1.2 Положения № 637 кассой называется помещение или место осуществления наличных расчетов, а также приема, выдачи, хранения наличных средств, других ценностей, кассовых документов. Исходя из приведенного определения кассой может считаться:

— отдельное помещение (комната), оборудованное в соответствии с требованиями, предъявляемыми к хранению денежных и других ценностей;

— рабочее место кассира (в том числе если оно находится в помещении, в котором работают другие работники бухгалтерии), на котором осуществляются наличные расчеты и ведется кассовая книга;

— место проведения наличных расчетов в торговой точке (точке предоставления услуг, выполнения работ).

Вместе с тем руководители предприятий должны обеспечить соответствующее оборудование касс, надежное хранение наличных средств в них, а также сохранность наличных средств при доставке из учреждения банка и сдаче в учреждение банка. Если по вине руководителей не были созданы необходимые условия для обеспечения сохранности средств во время их хранения и транспортировки, они несут за это ответственность в установленном законодательством Украины порядке (п. 4.1 Положения № 637).

Согласно п. 3.13 Положения № 637 выносить кассовые документы из помещения разрешается только при наличии письменного разрешения руководителя или главного бухгалтера предприятия. В этом случае такие документы должны быть возвращены в помещение предприятия до конца рабочего дня.

Ответственным лицом в кассе предприятия является кассир. Он несет полную материальную ответственность за сохранность всех принятых им ценностей.

Обращаем внимание на то, что хранение в кассе наличных и других ценностей, не принадлежащих предприятию, запрещается.

1.3. Наличные средства платежа

Наличные средства — это национальные денежные знаки — банкноты и монеты, являющиеся действительными средствами платежа.

В соответствии с п. 2.13 Положения № 637 на предприятия (предпринимателей), которые осуществляют наличные расчеты с потребителями, возлагаются обязанности принимать в уплату за продукцию (товары, работы, услуги) без ограничений банкноты и монеты (в том числе оборотные, памятные, юбилейные монеты, изношенные банкноты и монеты) всех номиналов, которые выпускает НБУ в обращение и которые являются действительными платежными средствами и не вызывают сомнения в их подлинности и платежности.

С целью определения платежности банкнот и монет при их приеме и выдаче по всем видам наличных платежей, для переводов, зачисления на счета, вклады, аккредитивы, осуществления кассовых операций, обмена и т. п. НБУ утвердил Правила № 547.

В соответствии с п. 1.2 Правил № 547 изготовленные по заказу НБУ банкноты и монеты, находящиеся в обращении, в зависимости от внешнего вида в результате износа могут быть платежными и неплатежными.

Платежными являются подлинные банкноты (монеты), которые по установленным Национальным банком критериям могут использоваться для расчета по всем видам наличных операций или приниматься банком к обмену и других банковских операций. В зависимости от степени износа или повреждения платежные банкноты (монеты) подразделяются на пригодные и непригодные к обращению.

Пригодные к обращению банкноты (монеты) — это платежные банкноты (монеты), не имеющие признаков износа, повреждений и дефектов, определенных Национальным банком. К таким средствам платежа относятся банкноты (монеты), которые по дизайну и элементам защиты от подделки полностью соответствуют образцам и описаниям, приведенным в официальных сообщениях Национального банка, и во время обращения не приобрели признаков износа и повреждений. При этом на монетах допускается наличие незначительных признаков коррозии и потемнения. Пригодные к обращению банкноты и монеты могут выдаваться банками физическим и юридическим лицам, они обязательны к приему без каких-либо ограничений физическими и юридическими лицами для всех видов наличных платежей, переводов, а банками, кроме того, для зачисления на счета, вклады, аккредитивы и т. п. (п. 2.2 Правил № 547).

По степени износа, повреждения и наличия дефектов непригодные к обращению банкноты (монеты) делятся на:

— изношенные банкноты и монеты;

— значительно изношенные банкноты;

— банкноты и монеты с дефектами производителя.

Признаки износа, повреждения и дефектов перечисленных банкнот и монет определены пп. 2.4 — 2.6 Правил № 547. Приведем их в табл. 1.

Таблица 1

Виды непригодных
к обращению банкнот
Признаки износа, повреждения и наличие дефектов Примечание 1 2 3 Изношенные банкноты Банкноты, имеющие один или более признаков износа или повреждения, а именно:
— потертости, частичную потерю краски на изображениях, разрыхление бумаги, потерю бумагой жесткости;
— общее или локальное загрязнение, пятна и надписи (включая видимые в ультрафиолетовых лучах) площадью каждые свыше
400 мм2, цвет которых контрастирует с цветом окружающего изображения или окружающего незапечатанного участка банкноты;
— оттиски штампов площадью свыше 400 мм2, включая видимые в ультрафиолетовых лучах, кроме штампов о погашении; Изношенные банкноты и монеты, если они не имеют признаков подделки, должны без ограничений приниматься физическими и юридическими лицами по всем видам наличных платежей, для переводов и т. п. Банки обязаны без ограничений принимать такие банкноты и монеты вместе с выручкой предприятий, учреждений и организаций, а также от физических и юридических лиц по всем видам наличных платежей, для зачисления на счета, вклады, аккредитивы и обмена на пригодные к обращению банкноты и монеты — надрывы или надрезы длиной каждый свыше
5 мм, в том числе склеенные;
— отверстия и проколы, оторванные края или углы, площадь каждого из которых более 10 мм2 Изношенные монеты Монеты с признаками химического воздействия, в результате чего изменился цвет, или механического повреждения (искаженные элементы дизайна) при условии, что они не имеют надломов, надрезов и отверстий, не деформированы и сохранили массу, изображение малого Государственного Герба Украины, номинала, название разменной единицы и рельеф или текст на ребре, если он должен быть согласно официальному сообщению Национального банка Значительно изношенные банкноты Банкноты, имеющие один или более из приведенных ниже существенных признаков износа или повреждения (независимо от наличия признаков износа, относящихся к изношенным банкнотам):
— банкноты с утраченными частями, если вместе с отверстиями (дырками) сохранилась целая часть банкноты, площадь которой не менее 55 % ее первоначальной площади;
— банкноты, разорванные и разрезанные на две или более частей, включая склеенные, если не менее 55 % общей площади оставшихся частей безусловно принадлежат одной банкноте;
— банкноты, составленные (склеенные) из половин двух разных банкнот одного номинала и дизайна, разорванных (разрезанных) пополам, общей площадью не менее 92 % первоначальной площади банкноты;
— банкноты, поврежденные огнем, водой, различными жидкостями или химикатами и т. п., вызвавшими деструкцию и обугливание бумаги на отдельных участках или по всей площади банкноты, если вместе с поврежденными участками сохранилось не менее 55 % ее первоначальной площади Значительно изношенные банкноты, которые сохранили целую часть площадью не менее 55 % своей первоначальной площади, и разорванные на две части банкноты, на которых сохранились одинаковые номера и серия, и общая площадь этих частей не менее 55 % первоначальной площади, если они не имеют признаков подделки, банки обязаны без ограничения принимать от юридических и физических лиц для обмена на пригодные к обращению банкноты, а также для зачисления на счета, вклады, аккредитивы, для наличных платежей и т. п.
В отношении прочих поврежденных банкнот, составленных (склеенных) из двух или более частей, следует отметить, что такие банкноты банки должны изымать как сомнительные относительно платежности. Такие банкноты в установленном порядке направляются на исследование в соответствующие территориальные управления Национального банка.
Также необходимо иметь в виду, что не принимаются банками и другими юридическими лицами только банкноты, поврежденные огнем, водой, различными жидкостями или химикатами и т. п., площадь которых при приеме и обработке может стать меньше 55 % первоначальной площади. С целью обмена таких банкнот физические и юридические лица должны обращаться непосредственно в территориальные управления Национального банка, которые обязаны принять решение об обмене банкнот в присутствии предъявителя или принять их на исследование по его заявлению Банкноты
и монеты
с дефектами производителя Банкноты и монеты с любыми отклонениями от образца, допущенными при изготовлении (на банкнотах — отсутствуют графические изображения, одна или несколько красок, номера, нет или неправильно размещен водяной знак или защитная лента, несоответствие водного знака или защитной ленты номиналу и т. п.; на монетах — трещины, сколы, смещение изображения, перевернутое изображение реверса по отношению к аверсу, нечеткость чеканки и т. п.), которые ошибочно выпущены в обращение, но не утратили платежности по степени износа Банкноты и монеты с дефектами производителя, если они не имеют признаков подделки, банки обязаны без ограничения принимать от юридических и физических лиц для обмена на пригодные к обращению банкноты и монеты, а также для зачисления на счета, вклады, аккредитивы и для наличных платежей и т. п.

Обращаем внимание на то, что обмен банками непригодных к обращению банкнот и монет (изношенных, значительно изношенных и с дефектами производителя) осуществляется бесплатно (п. 2.7 Правил № 547). При этом банкам запрещается использовать непригодные к обращению банкноты и монеты для расчетов, обмена, выдачи клиентам (юридическим и физическим лицам).

К неплатежным банкнотам (монетам) относятся:

— подлинные банкноты (монеты), которые не могут использоваться как средство платежа в связи с приобретением в процессе обращения признаков износа и повреждения, превышающих установленные Национальным банком критерии;

— фальшивые банкноты (монеты);

— банкноты и монеты, выведенные Национальным банком из обращения;

— образцы банкнот.

Юридические и физические лица не должны использовать неплатежные банкноты и монеты при проведении расчетов, а банки не должны принимать их для зачисления на счета, вклады, аккредитивы, к обмену и выдаче клиентам (кроме банкнот и монет, выведенных из обращения, если они отвечают установленным требованиям, которые обмениваются в течение периода и в порядке, определенном НБУ). Более того, банкноты и монеты, имеющие признаки подделки (переделки), изымаются банками и не возвращаются предъявителю

1.4. Разменная монета

В соответствии с п. 2.13 Правил № 547 предприятия (предприниматели) при осуществлении расчетов с потребителями за наличные должны обеспечивать постоянное наличие в своих кассах банкнот и монет разных номиналов для выдачи сдачи. При этом предприятия самостоятельно определяют состав и сумму находящейся наличности в кассе с целью выдачи сдачи покупателям.

Однако, несмотря на такую самостоятельность, предоставленную при решении этого вопроса, предприятиям следует помнить о том, что сумма остатка разменной монеты в торговых точках на конец рабочего дня не должна превышать общий установленный для кассы предприятия лимит наличных средств.

При осуществлении органами контроля проверок в сфере торговли, общественного питания и услуг согласно п. 7.25 Положения № 637 обращается внимание на обязательность обеспечения постоянного наличия в кассах предприятий разменной монеты для выдачи сдачи. Отсутствие или недостаточное наличие разменной монеты в кассе на месте проведения расчетов с покупателями во время проведения проверки может привести к установлению проверяющими факта невыдачи сдачи покупателям. За это виновные лица могут быть привлечены к административной ответственности по ст. 1642 КоАП. Подробнее об ответственности за нарушение порядка осуществления наличных расчетов см. с. 108.

2. Кассир на предприятии

2.1. Обязанности кассира

Ответственным лицом в кассе предприятия является кассир. Общие требования к работникам этой профессии предусмотрены Справочником № 336.

Так, согласно положениям данного документа кассир предприятия обязан:

— осуществлять операции, связанные с приемом и выдачей наличных денежных средств через кассу предприятия, обеспечивать сохранность всех принятых ценностей;

— получать в учреждениях банка наличность;

— заполнять кассовую книгу на основании приходных и расходных кассовых документов;

— проверять правильность заполнения и наличие всех реквизитов на приходных и расходных кассовых ордерах, а также возвращать документы в бухгалтерию для соответствующего оформления в случае несоответствия оформленных документов хотя бы одному из предъявляемых к ним требований;

— подписывать приходные кассовые ордера и расходные документы сразу после получения или выдачи по ним наличности;

— ежедневно в конце рабочего дня выводить остаток денежных средств в кассе предприятия и передавать в бухгалтерию отчет кассира вместе с приходными кассовыми ордерами и расходными документами под подпись лица, которое осуществляет контроль за ведением кассовых операций.

На практике перечень обязанностей кассира может значительно отличаться от того, который предусмотрен Справочником № 336. Конкретные требования к кассиру предприятия, перечень его обязанностей и функций, а также порядок привлечения к ответственности за невыполнение возложенных на него функций устанавливаются в Должностной инструкции кассира. Должностная инструкция утверждается руководителем предприятия и доводится до сведения работника под подпись.

Образец Должностной инструкции кассира.

2.2. Договор о полной индивидуальной материальной ответственности кассира

В соответствии с п. 4.7 Положения № 637 руководитель предприятия при приеме на работу кассира заключает с ним договор о полной материальной ответственности.

Кроме того, должность кассира включена в Перечень № 447, который определяет перечень должностей, занимаемых работниками (или выполняемых работ), с которыми предприятие может заключать договоры о полной материальной ответственности.

В связи с этим и на основании ст. 134 КЗоТ кассиры предприятий в случае необеспечения сохранности вверенных им денежных средств и других материальных ценностей несут ответственность в полном размере ущерба, причиненного по их вине предприятию.

Образец составления договора о полной индивидуальной материальной ответственности кассира.

2.3. Кто может выполнять обязанности кассира

В соответствии с п. 4.8 Положения № 637 кассиру запрещается передоверять выполнение порученной ему работы другим лицам. На предприятиях, которые имеют одного кассира, в случае необходимости его временной замены выполнение обязанностей кассира письменным приказом руководителя возлагается на другого работника. При этом необходимо:

— на время выполнения таким работником обязанностей кассира заключить с ним договор о полной материальной ответственности;

— провести инвентаризацию кассы.

В случае отсутствия кассира (например, в связи с болезнью и т. д.) ценности, переданные ему под ответственность, пересчитываются другим кассиром, которому они передаются, в присутствии руководителя и главного бухгалтера или в присутствии комиссии, назначенной руководителем предприятия. О результатах пересчета и передачи ценностей составляется акт, который подписывается указанными лицами.

Пример составления акта приема-передачи материальных ценностей.

Если должность кассира вообще не предусмотрена штатным расписанием предприятия, то его обязанности согласно последнему абзацу п. 4.8 Положения № 637 может выполнять бухгалтер или другой работник предприятия, с которым заключен договор о полной материальной ответственности.

В связи с этим часто возникают вопросы: может ли один работник выполнять одновременно обязанности бухгалтера, главного бухгалтера и кассира, не противоречит ли такая «экономия штатных единиц» требованиям Положения № 637?

Положение № 637 никакого запрета относительно такого рода внутреннего совместительства не содержит. Следовательно, если объемы деятельности предприятия не позволяют ему иметь хотя бы две штатные единицы: главного бухгалтера (и по совместительству бухгалтера) и кассира, то вполне возможно, чтобы эти должности занимал один человек — главный бухгалтер.

Аналогичное мнение по этому вопросу высказывает и НБУ в своем письме № 11-113/3262-9602 от 26.09.2005 г.

3. Кассовые операции

3.1. Получение наличных в банке

Предприятия (предприниматели), имеющие текущие счета в учреждениях банков, получают наличные со счетов по денежному чеку в пределах имеющихся денежных средств и расходуют их на цели, не противоречащие действующему законодательству.

Для своевременного получения в учреждении банка необходимой суммы наличных предприятия (предприниматели) обычно заранее предупреждают учреждение банка о необходимой сумме денежных средств в банкнотах и разменной монете. Порядок информирования клиентом банка о предстоящем получении наличных средств может определяться в заключенном между ними договоре на расчетно-кассовое обслуживание. Как правило, клиент информирует банк о своем намерении получить наличные за день до их получения в устной форме.

Отдельно следует остановиться на порядке получения в банке средств на выплаты, связанные с оплатой труда. По этому поводу отметим следующее.

Для выплаты заработной платы предприятию также следует согласовать с банком, в какие конкретно дни и в каких суммах оно будет получать наличные на выплату заработной платы. При этом необходимо помнить о сроках выплаты заработной платы, установленных ст. 24 Закона об оплате труда. Так, в соответствии с нормами этой статьи заработная плата должна выплачиваться регулярно в рабочие дни в сроки, установленные коллективным договором, но не реже двух раз в месяц через промежуток времени, не превышающий шестнадцати календарных дней. Когда день выплаты заработной платы совпадает с выходным, праздничным или нерабочим днем, заработная плата выплачивается накануне. Напомним, что перед получением в банке денежных средств для выплаты заработной платы необходимо перечислить взносы в фонды социального страхования и налог с доходов физических лиц.

Предприятиям (предпринимателям) также следует заранее позаботиться о получении наличных для расчетов с работниками, которые увольняются или идут в отпуск, а также с внештатниками. Напомним, что такие выплаты осуществляются независимо от установленных сроков выплаты заработной платы. Например, выплата отпускных производится не позднее чем за три дня до начала отпуска (ст. 21 Закона об отпусках).

Как уже отмечалось, получение наличных денежных средств в банке осуществляется по денежному чеку. Форма денежного чека приведена в приложении 11 к Инструкции № 337.

Чековые книжки приобретаются предприятием (предпринимателем) за плату в учреждении банка. Для получения чековой книжки операционному работнику учреждения банка подается заявление о выдаче денежной чековой книжки. Форма данного заявления приведена в приложении 15 к Инструкции № 337.

Пример его заполнения.

Выдача чековой книжки представителю предприятия (предпринимателя) проводится под роспись на заявлении, с предварительной сверкой подписи получателя с образцом этой подписи на заявлении.

Пример заполнения чека приведем ниже.

Обращаем внимание на то, что денежные чеки действительны в течение 10 дней со дня их выписки без учета дня выписки. Дата чека указывается в следующем порядке: дата и год цифрами, месяц — словом (п. 7 гл. 1 р. III Инструкции № 337).

Денежный чек должен содержать оттиск печати (если наличие печати предусмотрено) и подписи (подпись) уполномоченных лиц (лица) в соответствии с карточкой образцов подписей. При заполнении денежных чеков использование факсимиле не допускается.

Получив денежный чек, работник учреждения банка проверяет:

— полноту заполнения его реквизитов;

— наличие подписей должностных лиц банка, имеющих право подписи кассовых документов, и тождественность этих подписей имеющимся образцам;

— принадлежность предъявленного паспорта или другого заменяющего его документа получателю, соответствие паспортных данных тем данным, которые указаны в денежном чеке;

— в случае получения наличных средств по доверенности — правильность оформления доверенности на получение наличных;

— наличие подписи получателя.

После этого работник банка готовит соответствующую сумму денег и выдает ее получателю, подписывая расходный документ.

В соответствии с п. 9 гл. 3 р. III Инструкции № 337 выдача банкнот из кассы банка может производиться полными пачками и корешками банкнот в неповрежденной упаковке по указанным на накладках и бандеролях суммам без поштучного пересчета или отдельными банкнотами. Банкноты с раскрытыми или неполными корешками, а также пачки и корешки банкнот с поврежденной упаковкой перед выдачей предварительно пересчитываются.

Монеты в неповрежденной упаковке, которые расфасованы в мешочки (блоки), пакеты и ролики, могут выдаваться по указанным надписям на ярлыках, пакетах и роликах, а также отдельными кружками.

Как правило, наличные в банке получает кассир, который несет полную материальную ответственность за сохранность принятых им ценностей. При этом кассиру запрещается перепоручать выполнение своей работы другим лицам. При получении наличности в банке кассир должен, не отходя от кассы, проверить наличные по пачкам и корешкам банкнот, монеты — по мешочкам (блокам), пакетам и роликам, а отдельные банкноты (монеты) пересчитать полностью. Если клиент банка изъявил желание пересчитать в помещении банка банкноты в полных пачках постранично, а монеты в полных мешочках по кружкам, то в этом случае пересчет наличных осуществляется в специально отведенном для этого помещении под контролем банковского работника.

В случае выявления во время пересчета наличности недостач или излишков банкнот (монет) в пачках, отдельных корешках или мешочках с монетами в неповрежденной упаковке банк принимает меры по проверке наличности. При подтверждении расхождений составляется соответствующий акт, который подписывается лицами, присутствовавшими при пересчете.

Выявленная при пересчете сумма недостачи возмещается получателю наличных из операционной кассы банка, а ее излишек зачисляется в операционную кассу согласно оформленному акту о расхождении.

Если наличность не была пересчитана клиентом в помещении банка под контролем работника банка, то претензии относительно недостачи банком не принимаются.

3.2. Оприходование наличности

Все наличные денежные средства, поступающие в кассу предприятия (предпринимателя), должны своевременно (в день их получения) и в полной сумме оприходоваться.

Согласно п. 1.2 Положения № 637 оприходованием наличных является проведение предприятиями и предпринимателями учета наличности в кассе на полную сумму ее фактических поступлений в кассовой книге, книге учета доходов и расходов, книге учета расчетных операций. Иными словами, Положение № 637 разграничивает понятие оприходования наличных в зависимости от способа проведения расчетов — напрямую через кассу, с применением регистраторов расчетных операций (РРО), с использованием расчетных квитанций (РК). Порядок оприходования наличных в зависимости от способа проведения расчетов покажем в табл. 3.1.

Таблица 3.1

№ п/п Способы проведения наличных расчетов Механизм оприходования наличности 1 2 3 1 Через кассы предприятий с оформлением приходных ордеров Осуществление учета наличных в полной сумме их фактических поступлений в кассовой книге на основании приходных кассовых ордеров 2 С применением РРО Регистрация через РРО операций по приему наличных (с выдачей чека покупателю) с последующим отражением полной суммы фактически поступивших средств в книге учета расчетных операций на основании фискальных отчетных чеков РРО 3 С использованием РК Фиксирование в РК операций по приему наличных (с выдачей РК покупателю) с последующим отражением фактически поступивших средств в книге учета расчетных операций 4 Частный предприниматель, имеющий право принимать наличные средства без РРО или РК Осуществление учета наличных в полной сумме их фактических поступлений в книге учета доходов и расходов

Предприятиям, которым Законом об РРО предоставлено право производить наличные расчеты с потребителями без использования РРО и РК и специфика функционирования которых делает невозможным оформление ими каждой операции кассовым ордером (продажа проездных и перевозочных документов; билетов государственных лотерей; билетов на посещение культурно-спортивных и зрелищных заведений и т. п.), разрешается оприходовать наличные в конце рабочего дня по совокупности операций в целом за рабочий день с оформлением кассовыми документами и отражением в соответствующей книге учета.

Подчеркнем, что оприходуемые суммы наличных должны соответствовать суммам, указанным в соответствующих кассовых (расчетных) документах (п. 2.6 Положения № 637).

Отдельно остановимся на порядке учета наличных, поступающих непосредственно в кассу предприятия.

Прием наличных денежных средств в кассу проводится по приходным кассовым ордерам. Если во время проверки контролирующим органом будут выявлены суммы наличных средств, не подтвержденных приходными кассовыми ордерами, то такие суммы могут быть расценены проверяющими как неоприходованные.

Прием наличности в кассу подтверждается заверенной оттиском печати предприятия квитанцией (отрывная часть приходного кассового ордера) за подписями главного бухгалтера (уполномоченного работника).

Кроме того, отметим, что прием наличных по кассовым ордерам может производиться только в день их составления (п. 3.10 Положения № 637).

Таким образом, чтобы наличные денежные средства считались оприходованными, необходимо должным образом оформить приходный кассовый ордер и сделать об этом запись в кассовой книге.

Следует отметить, что физические лица — доверенные лица юридических лиц, которые в соответствии с законодательством Украины получили наличность с карточного счета с применением корпоративной платежной карточки платежной карточки, используют ее по назначению без оприходования в кассе (п. 2.12 Положения № 637).

3.3. Выдача наличных из кассы

Наличные средства предприятий, в том числе средства, полученные из банка, могут использоваться для обеспечения нужд, возникающих в процессе их функционирования.

К наиболее распространенным случаям выдачи наличности из кассы предприятия относятся следующие:

— сдача наличной выручки в банк;

— выплата заработной платы, материальной помощи, пособий;

— необходимость выполнения командировочного задания (командировочные расходы);

— поручение работнику приобрести товары, работы, услуги (расходы на производственные или хозяйственные нужды);

— приобретение сельскохозяйственной продукции;

— выдача ссуды работникам.

Выдача наличных из кассы осуществляется на основании расходных кассовых ордеров или платежных (расчетно-платежных) ведомостей (п. 3.4 Положения № 637).

Лицам, не включенным в штатное расписание предприятия, выдача наличных осуществляется по расходным кассовым ордерам, которые выписываются отдельно на каждое лицо или по отдельной ведомости.

Как предусмотрено п. 3.5 Положения № 637, в случае выдачи отдельным физическим лицам наличности (в том числе работникам предприятия) по расходным кассовым ордерам или расходной ведомости кассир должен потребовать предъявить паспорт или заменяющий его документ, записать его наименование, номер, дату и место выдачи. Если расходная ведомость составлена на выдачу наличности нескольким лицам, то получатели также предъявляют паспорта или заменяющие их документы.

В соответствии с п. 3.6 Положения № 637 выдача наличности производится только лицу, указанному в расходном кассовом ордере (ведомости). Выплата другому лицу может осуществляться только на основании доверенности, оформленной в соответствии с законодательством Украины. В этом случае доверенность остается у кассира и прилагается к расходному кассовому ордеру или ведомости.

Напомним, что порядок оформления доверенностей регулируется гл. 17 ГК. Так, доверенность на получение заработной платы и других платежей, связанных с трудовыми отношениями, может быть удостоверена должностным лицом организации, в которой доверитель работает или учится, жилищно-эксплуатационной организации по месту его проживания, а также администрацией стационарного лечебно-профилактического учреждения, в котором он находится на лечении.

Обращаем внимание: выдача наличных из кассы, не подтвержденная подписью получателя в расходном документе, для выведения остатка наличных в кассе не принимается.

Отдельно следует сказать по поводу документального оформления операций по выдаче наличных предприятиями, осуществляющими закупку сельхозпродукции и заготавливающими вторсырье. Такие предприятия могут проводить выдачу наличных сдатчикам сельхозпродукции и вторсырья по ведомостям, в которых указываются их фамилии, адреса, объемы сданной продукции и суммы выплаченных наличных, заверяемые подписью сдатчика. Если закупка сельхозпродукции и заготовка вторсырья осуществляются во время командировки, то сведения об этом предоставляются одновременно с авансовым отчетом о командировке.

Остановимся подробнее на порядке выдачи наличных под отчет.

Выдача денежных средств из кассы под отчет может осуществляться из следующих источников:

— за счет остатка наличных в кассе;

— за счет поступившей выручки;

— за счет полученных кассиром по чеку денежных средств с текущего счета предприятия в банке.

При этом следует помнить, что выдача наличных средств подотчетному лицу осуществляется исключительно при условии полного отчета такого лица по ранее выданным под отчет суммам (п. 2.11 Положения № 637).

Работник, получивший наличные средства под отчет, обязан отчитаться о потраченной наличности путем предоставления Отчета об использовании средств, предоставленных на командировку или под отчет (далее — Отчет). Форма Отчета и порядок его составления утверждены приказом № 440.

3.4. Сроки использования выданных под отчет средств

Пунктом 2.11 Положения № 637 регламентированы сроки, на которые выдаются денежные средства под отчет. Так, выдача средств на закупку сельскохозяйственной продукции и заготовку вторсырья, кроме металлолома, разрешается на срок не более 10 рабочих дней со дня выдачи наличных средств под отчет, а на все другие производственные (хозяйственные) нужды на срок не более двух рабочих дней, включая день получения наличных под отчет.

Наличные средства на командировку выдаются на сроки, установленные действующим законодательством. В настоящее время документом, регулирующим сроки возврата неиспользованной наличности, выданной на командировку, является Закон № 889.

Так, согласно п.п. 9.10.2 ст. 9 Закона № 889 до окончания третьего банковского дня, следующего за днем, в котором подотчетное лицо завершает командировку, такое лицо обязано предоставить Отчет. При наличии излишне израсходованных (неиспользованных) средств их сумма должна быть возвращена до или во время предоставления Отчета. Таким образом, вернуть неиспользованную сумму командировочных расходов работник обязан до окончания третьего банковского дня после возвращения из командировки.

При этом отметим, что действующее законодательство не устанавливает, за сколько дней до начала командировки могут выдаваться наличные. Руководствуясь здравым смыслом, можно сделать вывод, что аванс выдается в любое время до командировки, но после издания приказа о направлении работника в командировку. Аналогичные разъяснения предоставляли НБУ в письме от 08.07.2004 г. № 11-113/2295-6866 и Минфин в письме от 18.10.2006 г. № 31-18030-07-25/21780.

Если подотчетному лицу одновременно выдана наличность как на командировку, так и для решения в такой командировке производственных (хозяйственных) вопросов (в том числе для закупки сельскохозяйственной продукции у населения и заготовки вторсырья), то срок, на который выдана наличность под отчет на эти цели, может быть продлен до завершения срока командировки (абзац третий п. 2.11 Положения № 637).

НБУ в письме от 11.05.2004 г. №11-113/1571-4618 разъяснил данную норму следующим образом: остаток средств, выданных подотчетному лицу для целевого решения производственных вопросов в командировке, должен быть возвращен до окончания третьего банковского дня, следующего за днем, в котором работник завершает такую командировку.

Что касается наличности, выданной под отчет на производственные (хозяйственные) нужды некомандированному работнику, в Положении № 637 и Законе № 889 установлены разные сроки сдачи неиспользованных сумм:

— согласно Положению № 637 выдача средств на эти цели разрешается на срок не более двух рабочих дней, включая день получения наличных под отчет;

— согласно Закону № 889 сумма излишне израсходованных (неиспользованных) средств должна быть возвращена до окончания третьего банковского дня, следующего за днем, в котором подотчетное лицо завершает выполнение отдельного гражданско-правового действия.

К сожалению, по данному вопросу какие-либо разъяснения НБУ отсутствуют. Поэтому при получении наличности на закупку товаров (работ, услуг) нужно придерживаться требований п. 2.11 Положения № 637 — сдавать остаток средств не позднее дня, следующего за днем получения наличности (при закупке сельхозпродукции и заготовке вторичного сырья, кроме металлолома, — не позднее 10-го рабочего дня со дня получения наличных средств, соблюдая при этом сроки, установленные Законом № 889). В противном случае будут нарушены правила кассовой дисциплины (превышение установленных сроков использования выданных по отчет наличных). За указанное нарушение согласно ст. 1 Указа № 436 налагается штраф в размере 25 % выданных под отчет сумм.

Подотчетному лицу также нужно помнить о том, что к Отчету необходимо приложить оригиналы документов, подтверждающих факт расходования наличных средств. К таким подтверждающим документам относятся: квитанции (в том числе к приходному кассовому ордеру), кассовые чеки, акты закупки, товарные чеки, накладные на отпуск ТМЦ, акты купли-продажи, акты выполненных работ.

В случае получения наличных с карточного счета с применением корпоративной платежной карточки в бухгалтерию предприятия, кроме всего прочего, необходимо предоставить документы, свидетельствующие о получении наличности с карточного счета (чек банкомата, копию расходного ордера, слип, квитанцию торгового терминала и т. п.).

3.5. Ответственность работника за нарушение сроков возврата наличности

Ответственность работников за нарушение сроков возврата наличности предусмотрена п.п. 9.10.3 ст. 9 Закона № 889.

Так, в случае возврата подотчетным лицом остатка наличности позднее предельного срока, но не позднее отчетного месяца, на который приходится последний день предельного срока, такое лицо должно уплатить штраф в размере 15 % суммы излишне израсходованных средств. При возврате излишне израсходованных средств в месяце, следующем за отчетным месяцем, на который приходится предельный срок сдачи остатка средств, кроме 15-процентного штрафа, с работника взыскивается сумма налога с доходов по ставке 15 %, начисленного на сумму излишне израсходованных средств.

При этом следует иметь в виду, что штраф и налог с доходов взимаются за несвоевременный возврат средств, выданных под отчет, а не за несвоевременную подачу Отчета. Иными словами, своевременно поданный Отчет не освобождает работника, не сдавшего вовремя наличные средства, от ответственности согласно п.п. 9.10.3 ст. 9 Закона № 889. Даже если подотчетное лицо вернет сумму излишне израсходованных средств в будущих налоговых периодах или такая сумма будет взыскана с него по решению суда, перерасчет налоговых обязательств подотчетного лица не осуществляется и сумма штрафа ему также не возмещается.

Сумма штрафа и при необходимости сумма налога с доходов удерживаются предприятием, выдававшим наличные средства под отчет, за счет любого налогооблагаемого дохода работника за соответствующий месяц после налогообложения такого дохода. Если суммы дохода недостаточно, суммы штрафа и налога с доходов удерживаются за счет налогооблагаемых доходов последующих отчетных месяцев до тех пор, пока не будет уплачена вся сумма. При этом нужно учитывать требования ст. 128 КЗоТ, согласно которой размер всех отчислений из заработной платы работника не должен превышать 20 % суммы, подлежащей выплате, а в случаях, отдельно предусмотренных законодательством, — 50 % суммы, подлежащей выплате работнику.

Штраф и налог, удержанные из суммы своевременно не возвращенных подотчетных наличных, перечисляются в бюджет на тот же счет и в те же сроки, что и налог с доходов из заработной платы за соответствующий месяц (см. письмо ГНАУ от 21.04.2004 г. № 3928/5/17-3116).

При приобретении работником товаров (работ, услуг) для нужд предприятия за собственные средства штрафные санкции не применяются, поскольку наличные средства под отчет не выдавались.

3.6. Порядок и сроки сдачи наличных в банк

Порядок и сроки сдачи наличности в банк определяет Положение № 637.

Так, в соответствии с п. 2.8 этого Положения наличные средства, превышающие установленный лимит остатка наличных в кассе, предприятие обязано сдавать в банк для зачисления на банковские счета предприятия.

Обособленные подразделения предприятий могут сдавать наличную выручку непосредственно в кассы таких предприятий или в любой банк для ее перевода и зачисления на банковские счета таких юридических лиц. Если же обособленное подразделение находится в местности, где отсутствуют банковские учреждения, то наличная выручка для перевода на банковские счета предприятий может сдаваться операторам почтовой связи и небанковским финансовым учреждениям, имеющим лицензию Государственной комиссии по регулированию рынков финансовых услуг Украины на осуществление перевода средств.

Если лимит кассы на предприятии вообще не установлен, то все имеющиеся наличные на конец дня в его кассе также должны сдаваться в банк (независимо от причин, по которым лимит кассы не установлен).

Выдача наличных из кассы для сдачи ее в банк в соответствии с п. 3.7 Положения № 637 оформляется расходным кассовым ордером с отражением такой кассовой операции в кассовой книге.

Наличные денежные средства в пределах установленного лимита остатка наличных могут не сдаваться в банк, а храниться в кассе предприятия.

Для обеспечения своевременной сдачи выручки банки могут создавать кассы для приема наличной выручки в рабочие, выходные и праздничные дни, а также в послеоперационное время.

Сроки сдачи наличных средств для их зачисления на банковские счета предприятий регламентированы п. 5.1 Положения № 637. Информацию о таких сроках обобщим в табл. 2.

Таблица 2

№ п/п Юридические лица Сроки сдачи 1 Предприятия, расположенные в населенных пунктах, в которых есть банки Ежедневно (в день поступления наличности в кассы) 2 Предприятия, у которых время окончания рабочего дня (смены), установленное правилами внутреннего трудового распорядка и графиками сменности в соответствии с законодательством Украины, не дает возможности обеспечить сдачу наличности в день ее поступления Следующий за днем поступления наличности в кассу день 3 Предприятия, которые расположены в населенных пунктах, где нет банков Не реже чем один раз в пять рабочих дней

Руководствуясь приведенными данными, каждое предприятие с учетом особенностей своей деятельности определяет конкретные сроки сдачи наличности. Установленные согласно указанным в п. 5.1 Положения № 637 требованиям сроки сдачи наличной выручки (наличных) предприятиями согласовываются с банками и определяются в договорах между предприятиями и банками.

При этом предприятия, устанавливающие срок сдачи наличной выручки в соответствии с п. 3 вышеприведенной таблицы, должны сдавать сверхлимитную наличность для ее зачисления на банковские счета не позднее следующего рабочего дня независимо от установленного срока сдачи наличности (п. 5.11 Положения № 637).

Отдельным юридическим лицам установлены особые правила сдачи наличности. Так, предприятия, осуществляющие страховую деятельность и деятельность по выпуску и проведению лотерей, устанавливают сроки сдачи наличной выручки (наличных) для страховых агентов и распространителей лотерей, действующих на основании заключенных договоров, с учетом специфики их функционирования (режима работы в вечерние часы, выходные и праздничные дни) и объемов сдаваемой выручки, но не реже одного раза в пять рабочих дней (п. 5.1 Положения № 637). Банкам и религиозным организациям, не осуществляющим производственной или другого вида предпринимательской деятельности, сроки сдачи наличности вообще не устанавливаются (пп. 2.7, 5.7 Положения № 637). Сроки сдачи наличности также не устанавливаются и предпринимателям.

Кроме того, если предприятия работают в выходные и праздничные дни и не имеют возможности из-за отсутствия соответствующей договоренности с банком на инкассацию сдать полученную ими за эти дни наличную выручку (наличные), то она должна сдаваться предприятиями в банк в течение операционного времени следующего рабочего дня банка и предприятия.

Сдача наличных средств осуществляется предприятиями (предпринимателями) самостоятельно или через соответствующие службы, которым в соответствии с законодательством Украины предоставлено право на перевозку валютных ценностей и инкассацию средств.

3.7. Самостоятельная сдача наличности предприятием в банк

Как уже отмечалось, выдача наличных средств из кассы предприятия для их сдачи в банк оформляется расходным кассовым ордером, о чем делается запись в кассовой книге. При этом сдача наличных средств в банк лично представителем предприятия сопровождается заполнением заявления на перевод наличных. Форма такого заявления приведена в приложении 6 к Инструкции № 337. Приведем пример его заполнения предприятием при сдаче наличных денежных средств в учреждение банка.

Прием наличных денежных средств осуществляется работником банка путем сплошного пересчета банкнот и монет.

После приема наличности клиенту выдается квитанция — отрывная часть заявления на перевод наличных, заверенная подписями ответственных работников банка и оттиском печати (штампа) банка. Такая квитанция является документом, подтверждающим сдачу выручки в банк.

3.8. Инкассация выручки

Наличные средства могут сдаваться предприятиями (предпринимателями) в дневные и вечерние кассы учреждений банков через службы инкассации. Инкассация может проводиться по всем торговым точкам или только в одной точке, например в кассе предприятия (предприятие может собирать выручку по торговым точкам самостоятельно).

Как правило, инкассация наличности осуществляется банком, в котором обслуживается предприятие. Порядок инкассации средств у клиентов банка подразделениями перевозки валютных ценностей и инкассации средств учреждений банков Украины определен в Инструкции № 45.

Для осуществления инкассации средств банковское учреждение должно получить письменное разрешение НБУ на предоставление таких услуг (п. 2 гл. 1 р. II Инструкции № 45). Если у обслуживающего предприятие банковского учреждения отсутствует такое разрешение, то услуги по инкассации могут осуществлять:

— подразделения инкассации других банков, получивших разрешение на проведение инкассации;

— служба инкассации при МВД Украины (порядок проведения инкассации службами при МВД Украины регулируется Инструкцией о порядке инкассации Службой инкассации, охраны денежных знаков и ценных бумаг, которые перевозятся, Государственной службы охраны при МВД Украины, утвержденной приказом МВД Украины от 23.09.97 г. № 643).

Остановимся на порядке проведения инкассации средств подразделениями банковских учреждений. В соответствии с п. 5 р. І Инструкции № 45 под инкассацией средств необходимо понимать сбор и доставку инкассаторами согласно заключенным с клиентами договорам валютных ценностей клиентов в кассу банковского учреждения и в обратном направлении. Инкассатором является лицо подразделения инкассации, осуществляющее перевозку валютных ценностей и инкассацию средств.

Инкассация средств осуществляется подразделением инкассации банковского учреждения с соблюдением требований внутреннего Положения о порядке перевозки валютных ценностей и инкассации средств (далее — Положение), которое разрабатывается банком в соответствии с направлениями деятельности, основными задачами и функциями подразделения инкассации и на основании договоров на инкассационное обслуживание.

В договоре на инкассационное обслуживание, кроме основных и дополнительных условий, указываются способ идентификации личности инкассатора, получающего сумки с ценностями, и его полномочия для осуществления этой операции, порядок приема инкассатором сумок с наличными от клиента банка, другие вопросы, касающиеся проведения инкассации средств и безопасной работы инкассатора и обеспечения сохранности ценностей во время инкассации.

В случае осуществления инкассации средств другим банком порядок хранения сумок с наличными, доставленных с маршрута инкассации под ответственность инкассаторов, порядок сдачи сумок (мешков) с наличной выручкой подразделением инкассации этого банка регулируются в соответствующем договоре на инкассационное обслуживание.

Документальное оформление операции по инкассации наличных средств предполагает использование:

явочной карточки (приложение 8 к Инструкции № 45);

сопроводительной ведомости к сумке с наличными (приложение 6 к Инструкции № 45) и/или сопроводительной ведомости к сумке с валютными ценностями (приложение 7 к Инструкции № 45);

— другие документы, определенные в Положении.

На каждого клиента банка ежемесячно составляется явочная карточка с присвоением ей номера, по которому клиент зарегистрирован в журнале учета клиентов банка, обслуживаемых подразделением перевозки валютных ценностей и инкассации средств.

Каждому клиенту банка в зависимости от объема наличной выручки учреждение банка выдает необходимое количество инкассаторских сумок. Клиент банка предоставляет учреждению банка два образца пломбы с четким отпечатком пломбира. На оттиске пломбира должны быть указаны номер регистрации и сокращенное название клиента банка. Ответственные работники банка проверяют указанные образцы пломб и удостоверяют их путем наложения пломбы на шпагат ниже образца пломбы клиента банка. Один экземпляр удостоверенного образца пломбы возвращается клиенту банка. Этот образец предоставляется инкассатору при получении им сумки с наличной выручкой. Второй экземпляр передается в кассу учреждения банка для осуществления контроля при приеме сумок с наличной выручкой от бригады инкассации.

Банковским учреждением составляется график заезда инкассаторов к клиентам банка. Время прибытия инкассаторов согласовывается с клиентами банка при заключении договора об инкассации средств с учетом потребности максимального поступления наличной выручки в кассу учреждения банка и месторасположения клиента. На каждый маршрут инкассации согласно наряду руководителя подразделения перевозки валютных ценностей и инкассации средств назначается бригада.

В свою очередь предприятие — клиент банка должно назначить лицо, ответственное за подготовку наличности для инкассации и всех необходимых документов. До приезда инкассаторов такому лицу необходимо подготовить наличность и заполнить комплект бланков на каждую сумку (сопроводительную ведомость, накладную, копию сопроводительной ведомости). Сопроводительная ведомость вкладывается в сумку с наличностью, накладная передается инкассатору, а копия сопроводительной ведомости остается у клиента.

Следует помнить, что сумка с наличностью передается инкассатору только после предъявления им служебного удостоверения, доверенности на инкассацию, а также явочной карточки.

При приеме инкассаторских сумок инкассатор проверяет:

— сумку на внешние повреждения, а именно: заплаты, внешние швы, разрыв ткани, не оттиснутые и поврежденные пломбы, разрыв шпагата или узлов на шпагате и т. п.;

— четкость оттиска пломбира, соответствие его образцу;

— соответствие номера сумки, которую принимают, номеру, указанному в явочной карточке, накладной и копии сопроводительной ведомости;

— наличие даты, подписей (подписи) уполномоченных лиц предприятия на накладной, соответствие суммы выручки, указанной в явочной карточке, записям в накладной и копии сопроводительной ведомости и соответствие сумм, указанных цифрами и словами в накладной и копии сопроводительной ведомости, наличие подписи уполномоченного клиентом лица (который сдавал наличность) в явочной карточке.

После этого инкассатор передает пустую инкассаторскую сумку, расписывается на копии сопроводительной ведомости, указывает на ней дату и ставит оттиск печати. Копия сопроводительной ведомости за подписью инкассатора, заверенная печатью (штампом) учреждения банка, для предприятия является документом, свидетельствующим о сдаче выручки инкассаторам банка.

Проинкассированная наличная выручка сдается в кассу банка сразу после завершения маршрута или после каждого заезда инкассаторов.

3.9. Сдача наличной выручки обособленными подразделениями

Отдельно следует остановиться на инкассации выручки обособленных подразделений.

Большинство торговых подразделений осуществляют расчеты с покупателями с использованием РРО или РК и ведением КУРО. При этом сдача наличной выручки обособленными подразделениями может осуществляться двумя способами:

— в кассу предприятия с последующей инкассацией;

— непосредственно в банк (самостоятельно или через службу инкассации).

Как уже отмечалось, п. 3.7 Положения № 637 установлено, что при выдаче наличных средств из кассы для сдачи в банк оформляется расходный кассовый ордер с отражением такой операции в кассовой книге (в данном случае кассой является место проведения расчетов в обособленном подразделении).

В то же время согласно п. 2.6 Положения № 637 при проведении наличных расчетов с применением РРО или РК оприходованием наличных средств является их учет в КУРО на основании фискальных чеков РРО или данных РК. Кроме того, в п. 4.2 Положения № 637 говорится о том, что обособленные подразделения предприятий, которые осуществляют наличные расчеты с применением РРО или РК и ведением КУРО, но не проводят операции по приему (выдаче) наличных по кассовым ордерам, кассовые книги не ведут.

Получается, что в первом случае, т. е. при сдаче наличной выручки в кассу предприятия, в обособленном подразделении, у которого нет другого движения наличности, кроме поступления выручки, расходный кассовый ордер не выписывается и кассовая книга не ведется. В этой ситуации выручка обособленного подразделения принимается в кассу предприятия с выпиской приходного кассового ордера и отражением этой операции в кассовой книге предприятия. Документом, подтверждающим сдачу выручки в кассу предприятия, является квитанция к приходному кассовому ордеру. В дальнейшем инкассация наличных средств из кассы предприятия проводится в соответствии с порядком, описанном ранее.

Во втором случае наличная выручка минует кассу предприятия и сдается сразу в банк, самостоятельно или через службу инкассации. При этом документом, свидетельствующим о сдаче выручки, является квитанция к заявлению на перевод наличных, заверенная подписью ответственных лиц банка и оттиском печати (штампа) банка, или копия сопроводительной ведомости к сумке с наличной выручкой, заверенная подписью и оттиском печати инкассатора. Если обособленное подразделение не осуществляет иных операций, нежели прием выручки с применением РРО или РК, то из п. 4.2 Положения № 637 следует, что кассовая книга такому подразделению не нужна. Однако на практике многие обособленные подразделения ведут кассовую книгу согласно п. 3.7 Положения № 637, чтобы полностью обезопасить себя от любых вопросов со стороны контролирующих органов. Во всяком случае, так рекомендовали налоговики ранее в консультации, опубликованной в «Вестнике налоговой службы Украины», 2004, № 13 (295), с. 56.

Если же обособленные подразделения принимают наличные средства за проданную продукцию (товары, работы, услуги) с оформлением ее приходными кассовыми ордерами, а также выдают наличность на выплаты, связанные с оплатой труда, производственные (хозяйственные) нужды, другие операции с оформлением расходных кассовых ордеров и ведомостей, то такие подразделения в обязательном порядке должны вести кассовую книгу (п. 4.2 Положения № 637).

4. Документальное оформление кассовых операций

Одним из главных вопросов соблюдения кассовой дисциплины является правильное документальное оформление операций с наличными. Ведь любой первичный документ имеет юридическую силу и является основанием для отражения хозяйственной операции в бухгалтерском учете только при условии заполнения всех его обязательных реквизитов. В свою очередь неправильное оформление первичных документов о движении наличных может обернуться для предприятия штрафными санкциями.

Учитывая важность документального оформления кассовых операций, остановимся на этом вопросе подробнее.

4.1. Схема документооборота при оформлении кассовых операций

Прежде всего отметим, что порядок оформления кассовых операций, также как и другие вопросы наличного обращения, регулируется Положением № 637. Главы 3 и 4 этого документа предусматривают следующий алгоритм документального оформления кассовых операций.

Прием наличности в кассу предприятия производится по приходным кассовым ордерам (п. 3.3 Положения № 637), а выдача наличности оформляется расходными кассовыми ордерами и расходными ведомостями (п. 3.4 Положения № 637). Обращаем внимание, что с 1 января 2008 года вступили в силу изменения в постановление КМУ от 19.04.93 г. № 283, согласно которым приходные и расходные кассовые ордера отнесены к бланкам строгого учета. В связи с этим при использовании приходных и расходных кассовых ордеров следует руководствоваться общими правилами оприходования, учета движения и списания бланков строгого учета.

До передачи в кассу предприятия кассовые ордера регистрируются в Журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (п. 3.11 Положения № 637). Кроме того, для учета наличности в кассе применяется кассовая книга и книга учета принятых и выданных кассиром денег.

Последовательность действий бухгалтера и кассира при оформлении кассовых операций показана на схеме документооборота (см. рис. 4.1).

4.2. Общие требования к оформлению кассовых ордеров

При заполнении кассовых ордеров необходимо учитывать ряд требований к их оформлению, предусмотренных Положением № 637.

1. Кассовый ордер оформляется бухгалтером предприятия, а не кассиром (п. 3.10 Положения № 637).

2. Приходные и расходные кассовые ордера выписываются в одном экземпляре.

3. Приходные и расходные кассовые ордера заполняются чернилами темного цвета чернильной или шариковой ручкой, с помощью печатной машинки, компьютерных средств или другими способами, которые бы обеспечили надлежащую сохранность этих записей в течение установленного для хранения документов срока (п. 3.10 Положения № 637).

4. Исправления в кассовых ордерах запрещены (п. 3.10 Положения № 637). В случае если при заполнении этих документов бухгалтер допустил ошибку, то следует оформить новый документ.

5. Прием и выдача наличности по кассовым ордерам может осуществляться только в день их составления (п. 3.10 Положения № 637).

6. Выдача кассовых ордеров на руки лицам, которые вносят или получают наличность, запрещается (п. 3.10 Положения № 637).

7. Кассовые документы после составления кассиром отчета и обработки этого отчета комплектуются в хронологическом порядке, нумеруются, переплетаются в отдельные папки и хранятся в соответствии с законодательством ответственным лицом, на которое руководителем предприятия возложена обязанность по их хранению (п. 3.13 Положения № 637).

8. В документах во время указания сумм национальной денежной единицы гривни может использоваться ее графический знак (п. 3.14 Положения № 637).

4.3. Документальное оформление приема наличности

Как уже было отмечено выше, вся наличность, поступающая в кассу предприятия, должна быть своевременно (в день получения наличных средств) и в полной сумме оприходована в кассе.

Для того чтобы наличные денежные средства считались оприходованными, каждое поступление наличных средств в кассу (выручка от реализации, внереализационные поступления, поступление денежных средств из банка) должно быть оформлено приходным кассовым ордером и соответствующей записью в кассовой книге.

Типовая форма приходного кассового ордера (типовая форма № КО-1) утверждена приказом № 51 и применяется всеми предприятиями, учреждениями и организациями при обработке информации как с использованием компьютерной техники, так и без нее.

Одновременно с заполнением приходного кассового ордера к нему оформляется квитанция (она является отрывной частью приходного кассового ордера), которая выдается на руки лицу, сдавшему деньги.

Приходный кассовый ордер и квитанция к нему подписываются главным бухгалтером или лицом, уполномоченным на это руководителем предприятия. Кроме того, квитанция к приходному кассовому ордеру должна быть заверена печатью предприятия (абзац второй п. 3.3 Положения № 637).

Как видим, Положением № 637 предусмотрено требование о наличии оттиска печати только на отрывной части приходного кассового ордера. Поэтому, чтобы избежать при проверке претензий со стороны проверяющих относительно отсутствия печати на корешке ордера, опытные бухгалтера ставят оттиск печати со сдвигом — так чтобы его край был виден на оставшейся части ордера.

В соответствии с п. 3.12 Положения № 637, прежде чем подписать кассовый ордер и получить по нему наличность, кассир обязан проверить:

— наличие на ордере и подлинность подписи главного бухгалтера или уполномоченного лица;

правильность оформления приходного кассового ордера и наличие всех реквизитов;

наличие перечисленных в графе «Додаток» приложений.

В случае невыполнения хотя бы одного из указанных требований кассир возвращает документы в бухгалтерию для соответствующего оформления.

Если в результате проверки приходного кассового ордера выясняется, что он оформлен с соблюдением всех указанных требований, то кассир:

— принимает денежные средства в кассу предприятия;

— подписывает ордер и выдает квитанцию к нему на руки лицу, сдавшему деньги;

— на всех приложенных к ордеру документах ставит штамп или надпись: «Оплачено» — с указанием даты (число, месяц, год).

Перечень обязательных реквизитов приходного кассового ордера и порядок их заполнения приведены в табл. 1.

Таблица 1

Обязательные реквизиты приходного кассового ордера Порядок заполнения обязательных реквизитов Предприятие, организация Указывается наименование предприятия, в кассу которого приходуется наличность Код ЕГРПОУ Указывается идентификационный код предприятия согласно Единому государственному реестру предприятий и организаций Украины Код УКУД Код документа согласно Государственному классификатору управленческой документации (приходный кассовый ордер имеет код — 0316001) Номер документа Указывается порядковый номер приходного кассового ордера, под которым он зарегистрирован в Журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов Дата составления Указывается дата составления приходного кассового ордера. Она должна соответствовать дате, под которой данный ордер зарегистрирован в Журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов Корреспондирующий счет, субсчет Указывается кредит счета (субсчета), с которым корреспондирует дебет счета 30 «Касса» Код аналитического учета и код целевого назначения Эти реквизиты заполняются только в том случае, если предприятием применяется специальная система кодирования хозяйственных операций, в том числе поступления наличности в кассу Сумма Указывается сумма операции (отдельно цифрами и прописью) Принято от Указывается субъект хозяйствования, от которого принята наличность: фамилия, имя и отчество физического лица или наименование предприятия, учреждения, организации. В приходных кассовых ордерах, которые оформляются на всю сумму проведенных предприятием кассовых операций (получение наличности из банка по чеку и оприходование ее в кассе) и т. п., данный реквизит не заполняется (абзац пятый п. 3.10 Положения № 637) Основание Указываются основания для внесения наличных средств в кассу предприятия Приложение Перечисляются документы, прилагаемые к приходному кассовому ордеру и являющиеся основанием для его оформления Подписи главного бухгалтера и кассира Подписи главного бухгалтера или лица, уполномоченного руководителем предприятия, и кассира

Реквизиты квитанции к приходному кассовому ордеру дублируют реквизиты самого ордера.

Примерный перечень документов, на основании которых оформляются приходные кассовые ордера, приведен в табл. 2.

Таблица 2

№ п/п Хозяйственная операция Основание Кредит счета 1 2 3 4 1 Поступление торговой выручки Договор, счет-фактура, накладная, акт 361, 377, 681 2 Поступление денежных средств из банка на выплату заработной платы, для выдачи подотчетным лицам на хозяйственные нужды и командировочные расходы и т. д. Корешок чека из чековой книжки 31 3 Возврат неиспользованных подотчетных сумм Авансовый отчет 372 4 Погашение недостач по результатам инвентаризации Акт о результатах инвентаризации и выписка из протокола инвентаризационной комиссии 375 5 Взнос в уставный фонд предприятия наличными денежными средствами Устав или протокол собрания учредителей 46 6 Оприходование излишка денежных средств по результатам инвентаризации кассы Акт о результатах инвентаризации и выписка из протокола инвентаризационной комиссии 719

Приходный кассовый ордер, по которому получена наличность, прилагается к отчету кассира.

А теперь покажем порядок заполнения приходного кассового ордера на примере.

Пример 4.1. 10.01.2008 г. начальник отдела снабжения Нестеренко В. М. возвращает в кассу ООО «Спектр» неизрасходованный остаток денежных средств (в сумме 80 грн.), выданных ему ранее под отчет. Бухгалтер предприятия составил приходный кассовый ордер, на основании которого кассир принял эту сумму в кассу предприятия.

По условиям примера приходный кассовый ордер (типовая форма № КО-1) должен быть заполнен следующим образом:

4.4. Документальное оформление выдачи наличности из кассы

Как предусмотрено п. 3.4 Положения № 637, выдача наличных из кассы предприятия осуществляется по расходным кассовым ордерам или по платежным (расчетно-платежным) ведомостям (далее — расходная ведомость).

Типовая форма расходного кассового ордера (типовая форма № КО-2) утверждена приказом № 51 и применяется всеми предприятиями, учреждениями и организациями при обработке информации как с использованием компьютерной техники, так и без нее.

Расходный кассовый ордер и расходная ведомость должны быть подписаны руководителем предприятия и главным бухгалтером (или лицом, уполномоченным на это руководителем). В том случае, если на документах, приложенных к расходному кассовому ордеру, есть разрешительная надпись руководителя, то его подпись на самом кассовом ордере не обязательна (абзац второй п. 3.4 Положения № 637).

Оттиск печати в расходном кассовом ордере типовой формой № КО-2 не предусмотрен.

В соответствии с п. 3.12 Положения № 637, прежде чем подписать кассовый ордер или расходную ведомость и выдать по ним денежные средства, кассир обязан проверить:

— наличие и подлинность на ордере (ведомости) подписи главного бухгалтера (или уполномоченного лица) и директора предприятия;

правильность оформления расходного кассового ордера или расходной ведомости и наличие всех реквизитов. Обращаем внимание, на то, что, проверяя правильность заполнения расходного кассового ордера, кассир в обязательном порядке должен проконтролировать наличие в нем подписи получателя;

наличие перечисленных в графе «Додаток» приложений.

В случае невыполнения хотя бы одного из указанных требований кассир возвращает документы в бухгалтерию для соответствующего оформления.

Если оформление расходного кассового ордера или расходной ведомости соответствует всем требованиям к их заполнению, то кассир выдает денежные средства из кассы предприятия, подписывает ордер (ведомость) и на всех приложенных к ним документах ставит штамп или надпись: «Оплачено» — с указанием даты (число, месяц, год).

Перечень обязательных реквизитов расходного кассового ордера и порядок их заполнения представлены в табл. 3.

Таблица 3

Обязательные реквизиты расходного кассового ордера Порядок заполнения обязательных реквизитов 1 2 Предприятие, организация Указывается наименование предприятия, из кассы которого выдается наличность Идентификационный код ЕГРПОУ Указывается идентификационный код предприятия согласно Единому государственному реестру предприятий и организаций Украины Код УКУД Код документа согласно Государственному классификатору управленческой документации (приходный кассовый ордер имеет код — 0316002) Номер документа Указывается порядковый номер расходного кассового ордера, под которым он зарегистрирован в Журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов Дата составления Указывается дата составления расходного кассового ордера. Она должна соответствовать дате, под которой данный документ зарегистрирован в Журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов Корреспондирующий счет, субсчет Указывается дебет счета (субсчета), с которым корреспондирует кредит счета 30 «Касса» Код аналитического учета и код целевого назначения Эти реквизиты заполняются только в том случае, если предприятием применяется специальная система кодирования хозяйственных операций, в том числе выдачи наличности из кассы Сумма Указывается сумма операции (отдельно цифрами и прописью) Выдать Указывается получатель денежных средств по расходному кассовому ордеру. Если выдача наличности производится по доверенности, оформленной в соответствии с законодательством Украины, в том числе лицам, не имеющим возможности в связи с болезнью или по другим уважительным причинам расписаться собственноручно, то в тексте ордера после фамилии, имени и отчества получателя бухгалтер указывает фамилию, имя и отчество лица, которому доверено получать денежные средства. Доверенность остается у кассира и прилагается к расходному кассовому ордеру Основание Указываются основания для выдачи наличных средств из кассы предприятия Приложение Указываются документы, прилагаемые к расходному кассовому ордеру и являющиеся основанием для его оформления Подписи руководителя и главного бухгалтера Подписи руководителя и главного бухгалтера (или лица, уполномоченного руководителем предприятия) Получил Указывается сумма полученных денежных средств (гривень — прописью, копеек — цифрами). В кассовых ордерах, которые оформляются на общую сумму проведенных предприятием кассовых операций (выдача наличных по расходным ведомостям, сдача наличности в банк), реквизит «Получил» не заполняется (абзац пятый п. 3.10 Положения № 637) Подпись получателя денежных средств Физическое лицо — получатель денежных средств подписью (чернильной или шариковой ручкой с чернилами темного цвета) в расходном кассовом ордере или в расходной ведомости подтверждает факт получения наличности. Необходимо иметь в виду, что для выведения остатков средств в кассе не принимаются кассовые ордера или расходные ведомости, в которых выдача наличности не подтверждена подписью получателя (п. 3.5 Положения № 637). В кассовых ордерах, которые оформляются на общую сумму проведенных предприятием кассовых операций (выдача наличных по расходным ведомостям, сдача наличности в банк), подпись получателя денежных средств не ставится Наименование, номер, дата и место выдачи документа, удостоверяющего личность получателя средств Указываются паспортные данные получателя денежных средств или данные другого документа, удостоверяющего его личность. В кассовых ордерах, которые оформляются на общую сумму проведенных предприятием кассовых операций (выдача наличных по расходным ведомостям, сдача наличности в банк), данный реквизит не заполняется Подпись кассира Подпись кассира

Примерный перечень документов, на основании которых оформляются расходные кассовые ордера, приведен в табл. 4.

Таблица 4

№ п/п Хозяйственная операция Основание Дебет счета 1 Сдача наличной выручки и других поступлений в кассу предприятия на текущий счет в банке:
— самостоятельно Квитанция к приходному документу банка на внесение наличности, заверенная подписями ответственных лиц банка и оттиском печати (штампа) банка 31 — через инкассатора Копия сопроводительной ведомости к сумке с наличностью, заверенная подписью и оттиском печати инкассатора 2 Выдача наличности под отчет и на хозяйственные нужды Приказ руководителя предприятия или заявление на выдачу наличности с разрешительной подписью руководителя 372 3 Выплата заработной платы, пособий, материальной помощи Платежная (расчетно-платежная) ведомость 66 4 Выдача ссуды работнику Договор о предоставлении ссуды 377 5 Выплата дивидендов участникам общества Выписка из протокола собрания участников 671 6 Возврат в банк суммы депонированной заработной платы Реестр депонированных сумм 31

Рассмотрим порядок заполнения расходного кассового ордера на примере.

Пример 4.2. 10.01.2008 г. менеджеру по сбыту ООО «Спектр» Овчаренко В. Г. выдается аванс на командировку в размере 1280,00 грн. На основании приказа руководителя бухгалтер предприятия составил расходный кассовый ордер и кассир выдал денежные средства из кассы.

В рассматриваемой ситуации расходный кассовый ордер должен быть заполнен следующим образом:

А теперь отдельно рассмотрим некоторые особенности документального оформления расходных документов при выплате заработной платы.

4.5. Документальное оформление выплаты заработной платы

Выплаты, связанные с оплатой труда, производятся кассиром предприятия, как правило:

— на основании платежных (расчетно-платежных) ведомостей — в случае выплаты заработной платы всем или нескольким работникам предприятия;

— по расходным кассовым ордерам, выписанным на каждого получателя, — в случае разовой выплаты средств на оплату труда отдельным лицам (материальная помощь, пособия, депонированные суммы).

Порядок оформления расходного кассового ордера рассмотрен в предыдущем пункте спецвыпуска, а сейчас остановимся на заполнении ведомостей на выплату заработной платы.

Типовые формы платежной ведомости (типовая форма № П-53) и расчетно-платежной ведомости (типовая форма № П-49) утверждены приказом № 144.

Расчетно-платежная ведомость по форме № П-49 применяется для расчета и выплаты заработной платы и пенсий всем категориям работников.

По платежной ведомости по форме № П-53 осуществляется только выплата заработной платы и пенсий.

Перечень основных обязательных реквизитов платежной и расчетно-платежной ведомостей представлен в табл. 5.

Таблица 5

Обязательные реквизиты платежных и расчетно-платежных ведомостей Порядок заполнения обязательных реквизитов 1 2 Общие реквизиты платежной и расчетно-платежной ведомостей Предприятие, организация Указывается наименование предприятия, выплачивающего заработную плату и другие доходы работникам Идентификационный код ЕГРПОУ Указывается идентификационный код предприятия согласно Единому государственному реестру предприятий и организаций Украины Код УКУД Код документа согласно Государственному классификатору управленческой документации (платежная ведомость имеет код — 0305005, а расчетно-платежная — 0305001) Цех, отдел Наименование цеха (отдела), работникам которого выплачивается заработная плата (другие доходы) по данной ведомости В кассу для оплаты в срок Указывается временной интервал (день, месяц, год), в течение которого должна быть выплачена заработная плата (другие доходы). Напомним, что в соответствии с п. 2.10 Положения № 637 предприятия имеют право хранить в кассе наличность, полученную в банке для выплат, входящих в фонд оплаты труда, а также пенсий, стипендий и дивидендов, в сумме сверх установленного лимита кассы в течение трех рабочих дней, включая день получения наличных в банке Сумма Указывается общая сумма заработной платы и других доходов, которая будет выплачена по данной ведомости (гривень — прописью, копеек — цифрами). В платежной ведомости этот реквизит заполняется также цифрами Подпись руководителя и главного бухгалтера Подписи руководителя и главного бухгалтера (или лиц, уполномоченных руководителем на подпись платежных документов) Фамилия, имя, отчество Фамилия, имя и отчество получателей денежных средств Сумма (итого к выдаче) Указывается сумма заработной платы (другого дохода), причитающейся конкретному работнику Расписка в получении Подпись работника, подтверждающая получение им заработной платы или другого причитающегося дохода. Выдачу заработной платы кассир осуществляет только лицу, указанному в платежной (расчетно-платежной) ведомости. Однако возможна выдача заработной платы по доверенности (в тех случаях, когда работник не может сам получить причитающуюся ему заработную плату, в том числе когда он не может расписаться собственноручно в связи с болезнью или по другим уважительным причинам). В случае выплаты заработной платы по доверенности перед подписью о получении денег кассир делает запись: «По доверенности», в случае если работник не получил заработную плату, делается запись или проставляется оттиск штампа «Депонировано» Реквизиты платежной ведомости К расчетной ведомости № Указывается номер расчетной ведомости, на основании которой составлена платежная ведомость Корреспондирующий счет (субсчет) Указывается дебет счета (субсчета), с которым корреспондирует кредит счета 30 «Касса» Платежная ведомость № Указывается порядковый номер платежной ведомости Количество страниц Указывается общее количество страниц платежной ведомости. В случае если платежная ведомость имеет несколько страниц, на 2 странице и далее над таблицей следует печатать текст: «Вложенный лист к форме № П-53» По этой платежной ведомости выплачено гривень _______ и депонировано гривень ____ Указывается общая сумма выданной и депонированной заработной платы (гривень — прописью, копеек — цифрами, а также сумма цифрами) Примечания При необходимости указываются номер, серия, дата и место выдачи документа, удостоверяющего личность получателя денежных средств Всего После последней записи в платежной ведомости необходимо заполнить итоговую строку, в которой указывается общая сумма по ведомости. В том случае если платежная ведомость имеет несколько страниц, то итоговую строку можно заполнять в конце каждой страницы Выплату осуществил. Проверил бухгалтер. Ведомость составил. Ведомость проверил Подписи кассира, выплатившего заработную плату и другие доходы, бухгалтера, составившего и проверившего ведомость. В случае если платежная ведомость имеет несколько страниц, то реквизиты «Ведомость составил» и «Ведомость проверил» печатаются на последней странице

Ведомости на выплату заработной платы оформляются в одном экземпляре в бухгалтерии предприятия, а затем передаются в кассу для осуществления соответствующих выплат.

После выплаты заработной платы или по истечении установленного срока выплаты кассир должен выполнить следующие действия:

1) в платежной (расчетно-платежной) ведомости напротив фамилий лиц, которые не получили заработную плату в графе «Подпись в получении», поставить штамп или сделать запись: «Депонировано»;

2) указать фактически выплаченную и неполученную сумму заработной платы, подлежащую депонированию (прописью и цифрами), сверить эти суммы с общим итогом по платежной (расчетно-платежной) ведомости. После того как все реквизиты ведомости заполнены, кассир заверяет ее своей подписью;

3) составить реестр депонированных сумм, в котором ведется аналитический учет расчетов по депонированной заработной плате по каждой неполученной сумме отдельно. Форма реестра депонированной заработной платы приведена в Методических рекомендациях о применении регистров бухгалтерского учета, утвержденных приказом Минфина Украины от 29.12.2000 г. № 356;

4) сделать запись в кассовой книге согласно выписанному бухгалтерией расходному кассовому ордеру на фактически выданную сумму по платежной (расчетно-платежной) ведомости.

Бухгалтер предприятия проверяет записи, произведенные кассиром в ведомости, и осуществляет подсчет выданных и депонированных по ней сумм. На общую сумму депонированной заработной платы бухгалтер оформляет один общий расходный кассовый ордер, на основании которого сумма невыданной заработной платы сдается в банк для зачисления на текущий счет предприятия.

Рассмотрим порядок документального оформления операций, связанных с выплатой заработной платы на примере.

Пример 4.3. Кассир предприятия ООО «Спектр» 08.01.2008 г. получил в банке по чеку денежные средства на выплату заработной платы за декабрь 2007 г. в сумме 9228,62 грн. Бухгалтер предприятия оформил приходный кассовый ордер на эту сумму.

Сумма фактически выплаченной заработной платы составила 7728,62 грн. Причем работник предприятия Грибенко Е. В. по уважительной причине не смог получить заработную плату за декабрь 2007 г. В связи с этим его заработную плату по доверенности получила жена Малышева Т. Н.

Депонирована заработная плата — 1500,00 грн.

На сумму фактически выплаченной и депонированной заработной платы бухгалтер предприятия оформил расходные кассовые ордера.

10.01.2008 г. депонированная сумма заработной платы сдана в банк.

По условиям примера платежная ведомость, расходные кассовые ордера, а также реестр депонированной заработной платы должны быть заполнены следующим образом:

4.6. Порядок ведения Журнала регистрации приходных и расходных кассовых документов

Как предусмотрено п. 3.11 Положения № 637, все кассовые ордера до передачи в кассу предприятия регистрируются бухгалтером в Журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов. Исключение сделано только для расходных кассовых ордеров, которые оформлены на основании платежных и расчетно-платежных ведомостей на выплаты, связанные с оплатой труда, — они регистрируются после осуществления таких выплат.

Типовые формы журналов регистрации приходных и расходных кассовых документов (типовая форма № КО-3 и типовая форма № КО-3а) утверждены приказом № 51.

Журнал по форме № КО-3 открывают отдельно для регистрации приходных и расходных кассовых ордеров.

Однако большинство бухгалтеров предпочитают вести Журнал по форме № КО-3а, поскольку он один используется для регистрации как приходных, так и расходных кассовых ордеров. Кроме того, форма этого Журнала более приспособлена для проверки полноты проведенных бухгалтером записей.

В Журнале по форме № КО-3а указывают:

— дату и номер приходных и расходных кассовых документов. При этом следует учитывать, что нумерация приходных и расходных кассовых ордеров, зарегистрированных в Журнале по форме № КО-3а, производится нарастающим итогом с начала года;

— суммы, на которые выписаны приходные и расходные кассовые документы;

— в графе «Примечание» приводится краткое описание хозяйственной операции по внесению или выдаче наличности из кассы предприятия (например, получение торговой выручки, внесение неизрасходованных подотчетных сумм, выплата заработной платы, выдача под отчет на хозяйственные нужды, сдача торговой выручки в банк и т. д.).

Регистрация приходных и расходных кассовых ордеров может осуществляться также с помощью компьютерных средств, которые обеспечивают формирование и распечатку необходимых кассовых документов.

Еще один момент, на который следует обратить внимание при рассмотрении порядка заполнения Журнала регистрации приходных и расходных кассовых документов, касается возможности исправления ошибок, допущенных при его заполнении.

Как было отмечено выше, абзацем четвертым п. 3.10 Положения № 637 запрещено вносить исправления в кассовые ордера и расходные ведомости. Относительно корректировок в журналах по форме № КО-3 (КО-3а) указанным Положением никаких ограничений не предусмотрено. Следовательно, подобные исправления вполне возможны.

При внесении исправлений в Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов следует придерживаться общих правил внесения исправлений. То есть неправильный текст и цифры зачеркиваются и над ними пишутся правильные значения. Зачеркивание осуществляется одной чертой — так чтобы можно было прочитать исправленное. Исправление ошибки должно быть оговорено надписью: «Исправлено» — и подтверждено подписями кассира, а также главного бухгалтера или замещающего его лица, с указанием даты исправления.

Приведем пример заполнения Журнала регистрации приходных и расходных кассовых документов по форме № КО-3а.

Пример 4.4. 10.01.2008 г. в бухгалтерии предприятия оформлены следующие кассовые документы:

— приходный кассовый ордер на сумму 80 грн. — возврат в кассу неизрасходованного остатка средств, выданных ранее под отчет;

— приходный кассовый ордер на сумму 1280,00 грн. — получено в банке для выплаты аванса на командировку работнику предприятия;

— расходный кассовый ордер на сумму 1280,00 грн. — выдан работнику предприятия из кассы аванс на командировку;

— расходный кассовый ордер на сумму 7728,62 грн. — выплачена заработная плата за декабрь 2007 года;

— расходный кассовый ордер на сумму 1500,00 грн. — возвращена в банк сумма депонированной заработной платы.

В данном случае Журнал по форме № КО-3а должен быть заполнен следующим образом.

4.7. Порядок оформления и заполнения кассовой книги

Все поступления и выдачу наличных в национальной валюте предприятия отражают в кассовой книге, типовая форма которой утверждена приказом № 51 (п. 4.2 Положения № 637) (типовая форма № КО-4).

Каждое предприятие (юридическое лицо), имеющее кассу, ведет одну кассовую книгу для учета операций с наличностью в национальной валюте (без учета касс обособленных подразделений).

Прежде чем приступить к заполнению кассовой книги, кассир должен оформить ее титульную страницу (указывает наименование предприятия, идентификационный код согласно Единому государственному реестру предприятий и организаций Украины) и пронумеровать листы книги. После этого кассовую книгу прошнуровывают, количество листов заверяют своими подписями руководитель предприятия и главный бухгалтер. Кроме того, на обороте последней страницы кассовой книги делается надпись: «В настоящей книге пронумеровано и прошнуровано … листов». Прошнурованные листы скрепляются печатью предприятия — юридического лица.

Подчистки и неоговоренные исправления в кассовой книге не допускаются. В случае необходимости корректировка записей производится так: неправильный текст и цифры зачеркиваются и над ними пишутся правильные значения. Зачеркивание осуществляется одной чертой так, чтобы можно было прочитать исправленное. Исправление ошибки должно быть оговорено надписью: «Исправлено» — и подтверждено подписями кассира, а также главного бухгалтера или замещающего его лица, с указанием даты исправления.

Контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера (или на лицо, уполномоченное руководителем предприятия).

При заполнении кассовой книги следует руководствоваться следующими требованиями Положения № 637 и приказа № 51:

1. Записи в кассовой книге кассир осуществляет в двух экземплярах (через копировальную бумагу) чернилами темного цвета чернильной или шариковой ручкой. Первые экземпляры, которые являются неотрывной частью листа — «Вкладные листы кассовой книги», — остаются в кассовой книге. Вторые экземпляры являются отрывной частью листа кассовой книги — «Отчет кассира», — представляют собой документ, по которому кассиры отчитываются относительно движения денег в кассе. Первые и вторые экземпляры должны иметь одинаковые номера.

2. Записи в кассовой книге производятся кассиром по операциям получения или выдачи наличности по каждому кассовому ордеру и расходной ведомости в день ее поступления или выдачи.

3. При отсутствии движения наличности в кассе в течение рабочего дня записи в кассовой книге за этот день могут не осуществляться.

4. Записи кассовых операций начинаются на лицевой стороне неотрывной части листа (после строки «Остаток на начало дня»). Сначала лист сгибают по линии отреза, подкладывая отрывную часть листа под часть, которая остается в книге. Для ведения записей после строки «Перенос» отрывную часть листа накладывают на лицевую сторону неотрывной части и продолжают записи по горизонтальному линованию оборотной стороны неотрывной части листа. Бланк отчета кассира до конца рабочего дня не отрывается.

5. Остаток наличных денежных средств в кассе предприятия на начало рабочего дня (данные по строке книги «Остаток на начало дня») должен быть равен остатку наличных на конец предыдущего дня (данные по строке книги «Остаток на конец дня» за предыдущий день).

6. Наличные денежные средства, выданные по платежным (расчетно-платежным ведомостям) на выплаты, связанные с оплатой труда, отражаются в кассовой книге после окончания сроков этих выплат, а именно по истечении трех рабочих дней, включая день получения наличных в учреждении банка. До этого в конце дня по строке «В том числе на оплату труда» указывается сумма по платежным (расчетно-платежным) ведомостям, не списанная в расход кассы.

7. Если данные приходных и расходных кассовых ордеров, выписанных в течение дня, не помещаются на одном листе, то заполняется следующий лист кассовой книги.

Ежедневно в конце рабочего дня кассир выполняет следующие операции:

— подводит итог операций по оприходованию и выдаче наличности за прошедший день;

— определяет остаток наличности в кассе на конец дня (и соответственно на начало следующего дня);

— передает в бухгалтерию отчет кассира — отрывной лист (или несколько отрывных листов) кассовой книги с приходными и расходными кассовыми ордерами, на основании которых в течение дня приходовали и выдавали денежные средства. В подтверждение факта принятия отчета кассира и прилагаемых к нему документов (их количество в кассовой книге указывается прописью) бухгалтер ставит свою подпись.

Порядок заполнения кассовой книги рассмотрим на примере ниже. При этом будем использовать данные о движении денежных средств по кассе предприятия, приведенные в примере 4.4.

4.8. Особенности ведения кассовой книги в электронном виде

Предприятия при условии обеспечения надлежащего хранения кассовых документов могут вести кассовую книгу в электронной форме с помощью компьютерных средств. Программное обеспечение, с помощью которого ведется кассовая книга, должно обеспечивать визуальное отображение и распечатывание каждой из двух частей листа кассовой книги («Вкладной лист кассовой книги» и «Отчет кассира»), которые по форме и содержанию должны воспроизводить типовую форму кассовой книги, утвержденную приказом № 51.

Особенности ведения кассовой книги в электронной форме раскрыты в п. 4.4 Положения № 637.

Так, согласно указанному пункту записи в кассовой книге осуществляются путем введения данных из первичных кассовых документов. Записи в кассовой книге должны производиться до начала следующего рабочего дня (т. е. с остатками на конец предыдущего дня), а также содержать все реквизиты, которые предусмотрены формой кассовой книги. Страницы кассовой книги должны нумероваться автоматически нарастающим итогом с начала года.

В случае распечатывания «Вкладного листа кассовой книги» в конце месяца должно автоматически распечатываться общее количество листов кассовой книги за этот месяц, а в случае распечатывания в конце года — их общее количество за год.

После распечатывания «Вкладного листа кассовой книги» и «Отчета кассира» кассир обязан проверить правильность составления этих документов, подписать их и передать «Отчет кассира» вместе с соответствующими приходными и расходными кассовыми документами в бухгалтерию под роспись во «Вкладном листе кассовой книги».

С целью обеспечения сохранности и удобства использования «Вкладной лист кассовой книги» на протяжении года хранится кассиром отдельно за каждый месяц. По окончании календарного года (или по необходимости) «Вкладной лист кассовой книги» формируется в подшивки в хронологическом порядке. Общее количество листов за год удостоверяется подписями руководителя и главного бухгалтера предприятия — юридического лица, а подшивки формируются в книгу, которая скрепляется печатью предприятия — юридического лица.

По окончании календарного года кассовая книга на электронных носителях должна передаваться для хранения в течение сроков, установленных законодательством. Напомним, что срок хранения кассовых книг, также как и прочих кассовых документов, составляет 3 года (при условии завершения проверки государственными налоговыми органами по вопросам соблюдения налогового законодательства).

4.9. Порядок ведения кассовых книг при наличии обособленных подразделений

Порядок ведения кассовой книги обособленными подразделениями предприятия регламентирован абзацами третьим и четвертым п. 4.2 Положения № 637.

Обособленные подразделения предприятий, которые проводят операции по приему наличности за реализованную продукцию (товары, работы, услуги) с оформлением ее приходными кассовыми ордерами, а также операции по выдаче наличности (например, на выплаты, связанные с оплатой труда, на производственные (хозяйственные) нужды и т. д.) с оформлением их расходными кассовыми ордерами ведут кассовую книгу, которая выдается и оформляется предприятием — юридическим лицом, в состав которого они входят.

Из этой нормы Положения № 637 можно сделать следующие выводы.

Во-первых, указанным Положением предусмотрено обязательное ведение кассовой книги обособленными подразделениями, осуществляющими наличные расчеты с использованием кассовых ордеров.

Во-вторых, каждое осуществляющее наличные расчеты обособленное подразделение, которое входит в состав предприятия, должно иметь свою кассовую книгу по форме № КО-4. При этом оформление книг происходит централизовано, т. е. головным предприятием — юридическим лицом.

Листы кассовой книги обособленного подразделения должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены печатью предприятия — юридического лица. Количество листов в кассовой книге должно быть заверено подписью руководителя и главного бухгалтера головного предприятия.

Кассовая книга обособленного подразделения должна храниться на месте проведения наличных расчетов, т. е. в кассе обособленного подразделения.

Если обособленные подразделения предприятия осуществляют наличные расчеты с применением РРО или РК и ведением КУРО, но не проводят операций по принятию (выдаче) наличности по кассовым ордерам, то такие обособленные подразделения кассовую книгу не ведут (п. 4.2 Положения № 637).

4.10. Порядок заполнения Книги учета принятых и выданных кассиром денег

При наличии на предприятии нескольких кассиров обязательным является ведение Книги учета принятых и выданных кассиром денег по форме, утвержденной приказом № 51 (типовая форма № КО-5).

Как предусмотрено п. 4.6 Положения № 637, старший кассир перед началом рабочего дня выдает другим кассирам авансом необходимую для расходных операций сумму наличности под роспись в Книге учета принятых и выданных кассиром денег.

Кассиры в конце рабочего дня обязаны составить отчет о получении аванса и наличности, принятой (выданной) по соответствующим приходным и расходным кассовым документам, а также сдать остаток наличности и кассовые документы по проведенным операциям старшему кассиру под роспись в книге по форме № КО-5.

Об авансах, полученных для выплаты заработной платы и стипендий, кассир должен составить отчет по истечении трех рабочих дней, включая день получения наличных в учреждении банка. До окончания этого срока кассиры обязаны ежедневно сдавать старшему кассиру остатки наличности, которая не была выдана по платежным (расчетно-платежным) ведомостям. В этом случае сдача наличности также должна быть отражена в Книге учета принятых и выданных кассиром денег.

Книга по форме № КО-5 открывается на каждого кассира предприятия.

Книга учета принятых и выданных кассиром денег имеет следующие обязательные реквизиты (см. табл. 6).

Таблица 6

Обязательные реквизиты Книги учета принятых и выданных кассиром денег Порядок заполнения обязательных реквизитов Фамилия, имя и отчество кассира Указывается фамилия, имя и отчество кассира Дата Дата проведения кассовых операций Остаток наличности у кассира на начало дня Отражается сумма наличных денежных средств, имеющаяся у кассира на начало дня (обычно в данной графе ставится прочерк, поскольку согласно требованиям Положения № 637 кассир в конце рабочего дня обязан сдать старшему кассиру все наличные денежные средства) Выдано кассиру (сумма цифрами и прописью) Указывается сумма денежных средств, выданных кассиру старшим кассиром для проведения операций по выдаче наличности в течение дня. Сумма указывается одновременно цифрами и прописью Расписка кассира в получении денег Роспись кассира, удостоверяющая получение им денежных средств от старшего кассира Получено за день по приходным операциям Указывается общая сумма денежных средств, принятых кассиром по приходным кассовым ордерам в течение дня Сдано кассиром старшему кассиру наличными денежными средствами Отражается сумма денежных средств, которую кассир в конце рабочего дня сдает старшему кассиру Сдано кассиром старшему кассиру оплаченными документами Указывается сумма денежных средств, выданных в течение дня кассиром по расходным кассовым ордерам и расходным ведомостям Итого (сумма цифрами и прописью) Общая сумма сданных старшему кассиру денежных средств и денежных средств, выданных кассиром в течение дня по расходным кассовым ордерам и расходным ведомостям Расписка старшего кассира в получении наличности и оплаченных документов Роспись старшего кассира в получении денежных средств и кассовых документов Остаток наличности на конец дня Отражается сумма наличных денежных средств, не возвращенная кассиром на конец дня (обычно в данной графе ставится прочерк, поскольку согласно требованиям Положения № 637 кассир в конце рабочего дня обязан сдать старшему кассиру все наличные денежные средства)

Приведем пример заполнения Книги учета принятых и выданных кассиром денег по форме № КО-5.

5. Лимит кассы

5.1. Общие требования к установлению лимита кассы

Учитывая потребность в ускорении обращения наличных средств и своевременного их поступления в кассы банков, для предприятий, которые осуществляют операции с наличностью в национальной валюте, устанавливается лимит кассы, а также сроки сдачи наличной выручки (наличности) в банк.

Лимит остатка наличности в кассе (далее — лимит кассы) — это предельный размер суммы наличности, которая может оставаться в кассе во внерабочее время (п. 1.2 Положения № 637).

Сразу укажем, что лимит кассы не устанавливается:

— банкам (п. 2.7 Положения № 637);

— предпринимателям (п. 2.7 Положения № 637);

— религиозным организациям (религиозным общинам, управлениям и центрам, монастырям, религиозным братствам, миссионерским обществам (миссиям), духовным учебным заведениям), которые не осуществляют производственной или другой предпринимательской деятельности (п. 5.7 Положения № 637).

Все остальные предприятия устанавливают лимит кассы и могут держать во внерабочее время в своих кассах наличную выручку (наличность) в размере, не превышающем установленного лимита. Наличность, превышающая установленный лимит кассы, обязательно сдается в банки для ее зачисления на банковские счета. Также предприятия не должны накапливать наличную выручку (наличность) в своих кассах сверх суммы установленного лимита кассы для осуществления необходимых расходов до наступления сроков их выплат. Если предприятие в отдельные дни не имеет превышения лимита кассы, то в эти дни оно может наличность в банк не сдавать.

Вместе с тем существуют и исключения из правил. Так, иногда наличность может храниться в кассе предприятия в сумме, превышающей установленный лимит, а в некоторых случаях наличность, оставшаяся в кассе с прошлого дня, не будет считаться сверхлимитной (см. табл.1).

Таблица 1

Когда можно хранить наличность в кассе в сумме, превышающей лимит П. 2.10 Положения № 637 В виде исключения разрешается хранить в кассе предприятия в сумме, превышающей установленный лимит:
— в течение трех рабочих дней (включая день получения в банке) наличность, полученную в банке для выплат, относящихся к фонду оплаты труда, а также пенсий, стипендий, дивидендов (дохода) (а для проведения таких выплат работникам отдаленных обособленных подразделений предприятий железнодорожного транспорта и морских портов — в течение пяти рабочих дней, включая день получения наличности в банке);
— в течение трех рабочих дней наличную выручку (в сумме, указанной в переданных в кассу платежных (расчетно-платежных) ведомостях) для осуществления за счет такой выручки выплат, относящихся к фонду оплаты труда. Когда наличность не считается сверхлимитной П. 5.10 Положения № 637 Наличные средства не считаются сверхлимитными в день их поступления, если такие наличные денежные средства:
— были сданы в сумме, превышающей установленный лимит кассы, в обслуживающие банки не позднее следующего рабочего дня банка (о том, что сдача сверхлимитной денежной наличности на следующий день в банк не является нарушением кассовой дисциплины, также говорилось и в письме НБУ от 22.06.2006 г. № 11-113/2351-6538);
на следующий день были выданы для использования предприятием в соответствии
с законодательством на нужды, связанные с его деятельностью (без предварительной сдачи наличных в банк и одновременного получения из кассы банка на указанные нужды);
поступили в кассу предприятия в выходные и праздничные дни и были сданы в сумме, превышающей установленный лимит кассы, в обслуживающие банки на следующий рабочий день банка и предприятия или на следующий рабочий день были выданы для использования предприятием в соответствии с законодательством на нужды, связанные с его деятельностью (без предварительной сдачи их в банк и одновременного получения
с кассы банка на указанные нужды).
Таким образом, как видим, не считаются сверхлимитными (в день поступления) наличные, которые были использованы или сданы в банк не позднее следующего дня (а если такие средства поступили в выходные, то следующего за выходным рабочего дня)

В данном случае также стоит отметить письмо НБУ от 22.06.2006 г. № 11-113/2351-6538, в котором говорилось, что полученная в кассу из банка наличность для выплаты дивидендов может храниться в кассе в сумме, превышающей установленный лимит кассы в течение 3 дней с момента получения в банке. А вот наличность, полученная для выдачи ссуд работникам предприятия или выплаты алиментов, не может храниться в кассе предприятия в размерах сверх установленного лимита в течение 3 дней, поскольку такие суммы не относятся к ФОТ в соответствии с Инструкцией № 5 (письмо НБУ от 11.04.2006 г. № 11-113/1277-3888). По этой же причине не может храниться в кассе предприятия в течение 3 дней наличность, предназначенная для выплат пособия по временной нетрудоспособности (письмо НБУ от 13.05.2005 г. № 11-113/1569-4857). Вместе с тем с учетом норм п. 5.10 Положения № 637 наличность, полученная на эти цели, фактически может храниться и выплачиваться из кассы предприятия 2 неполных дня.

Также хотим обратить внимание на письмо НБУ от 26.09.2005 г. № 11-113/3262-9602, в котором в целях разъяснения норм п. 5.10 Положения № 637 указывалось, что средства, которые были сданы в банк через инкассаторов после операционного времени работы банка, не считаются сверхлимитными в этот день. При этом подтверждением сдачи наличности инкассаторам является оформленная надлежащим образом копия сопроводительной ведомости к сумке с наличностью.

5.2. Порядок расчета лимита кассы

Порядок расчета лимита кассы оговорен в гл. 5 Положения № 637.

Так, предприятие определяет сумму лимита самостоятельно на основании расчета (а также с учетом режима и специфики работы, отдаленности от банка, объема кассовых оборотов (поступлений и расходов) по всем счетам, установленных сроков сдачи наличности, продолжительности операционного времени банка, наличия договоренности предприятия с банком об инкассации и т. п.).

Для расчета суммы лимита используются данные за 3 любые месяца подряд из последних 12 месяцев, предшествующих дате установления лимита кассы (письмо НБУ от 21.11.2005 г. № 11-113/3952-11534). При этом расчет лимита производится в специальной форме, которая называется Расчет установления лимита остатка наличности в кассе (приложение 2 к Положению № 637), и по выбору предприятия (по решению руководителя или уполномоченного им лица) может осуществляться:

либо на основании среднедневных поступлений наличности в кассу — в таком случае заполняются строки 1 и 2 таблицы 1 «Кассовые обороты» Расчета установления лимита остатка наличности в кассе, а величина среднедневных поступлений определяется как отношение наличной выручки/поступлений наличности (кроме сумм, полученных из банков) за любые 3 месяца подряд на количество рабочих дней предприятия этого трехмесячного периода;

либо на основании среднедневной выдачи наличности из кассы — в этом случае заполняются строки 3 и 4 таблицы 1 «Кассовые обороты» Расчета установления лимита остатка наличности в кассе, а величина среднедневной выдачи наличности рассчитывается как отношение сумм расхода по кассе (т. е. сумм, выплаченных наличностью на разные нужды, а также на командировки (за исключением выплат, связанных с оплатой труда, пенсий, стипендий, дивидендов)) за любой трехмесячный период на количество рабочих дней предприятия такого трехмесячного срока. Заметим, что таким способом, как правило, могут рассчитывать лимит кассы предприятия, имеющие нулевые поступления в кассу наличной выручки, однако осуществляющие при этом операции по выдаче наличности (кстати, именно такой порядок расчета лимита предложил использовать НБУ предприятиям оптовой торговли, применяющим безналичную форму расчетов за товары, — п. 5 письма НБУ от 01.03.2005 г. № 11-111/680-1907).

Как видим, при расчете лимита учитываются не все случаи поступления/выдачи наличности. Так, из формы Расчета следует, что в случае расчета лимита по среднедневным поступлениям не принимаются во внимание поступления наличности, полученные из банка, а при расчете лимита по среднедневной выдаче — не учитывают выплаты, связанные с оплатой труда, выплатой пенсий, стипендий, дивидендов.

Также некоторые разъяснения, касающиеся особенностей расчета лимита кассы, были даны в письмах НБУ, а именно:

— в письме НБУ от 02.11.2006 г. № 11-213/4081-11692 отмечалось, что в случае расчета лимита кассы на основании среднедневных поступлений наличности в кассу в основу расчета включаются объемы наличной выручки, к которой согласно п. 1.2 Положения № 637 относятся: (1) сумма фактически полученных наличных денежных средств от реализации продукции, товаров, работ, услуг и (2) внереализационные поступления (представляют собой поступления от операций, непосредственно не связанных с реализацией продукции, товаров, работ, услуг и другого имущества (например, основных средств, нематериальных активов, продукции вспомогательного и обслуживающего производств); так, к внереализационным поступлениям относятся: погашение дебиторской задолженности, задолженности по ссудам, бесплатно полученные средства, взносы в уставный капитал, платежи за предоставленное в лизинг (аренду) имущество, роялти, доход (проценты) от владения корпоративными правами, возврат неиспользованных подотчетных сумм и другие поступления). На основании этого НБУ сделал вывод, что при расчете лимита кассы по показателю среднедневных поступлений наличности в расчет лимита включаются и возвращенные неиспользованные подотчетные суммы, и прочие внереализационные поступления. Также в другом письме от 16.10.2007 г. № 11-113/3889-10550 НБУ отмечал, что в случае расчета предприятием лимита кассы на основании показателя среднедневных поступлений наличности в расчет лимита включаются и взносы наличными денежными средствами в уставный капитал; а вот если расчет лимита производится на основании показателя среднедневной выдачи наличных, то в расчете лимита буду учитываться и суммы, выплаченные из кассы учредителю предприятия в размере его доли в уставном капитале;

— в письме НБУ от 26.02.2007 г. № 11-113/731-1992 разъяснялось, что предприятие-комиссионер (в случае расчета лимита кассы на основании показателя среднедневных поступлений наличности в кассу) учитывает в расчете и наличность, поступившую от покупателей за реализованные комиссионные товары, принадлежащие комитенту.

Особенности расчета и установления лимита кассы рассмотрены в табл.2.

Таблица 2

Установление лимита кассы

Если лимит кассы определяется: Расчет лимита кассы срок сдачи наличной выручки предприятием размер лимита — по среднедневным поступлениям наличности в кассу для предприятий, которые сдают наличную выручку (наличность) в банк ежедневно (в день ее поступления в кассу) или на следующий день со дня ее поступления в кассу лимит устанавливается в размере, необходимом для обеспечения работы предприятия на начало рабочего дня, но не больше размера среднедневного поступления наличности в кассу (за 3 любые месяца подряд из последних 12 месяцев, предшествующих дате установления лимита) для предприятий, которые расположены в населенных пунктах, где нет банков, и которым в связи с этим установлен срок сдачи выручки не реже чем 1 раз
в 5 рабочих дней
лимит кассы устанавливается в размерах, которые зависят от установленных сроков сдачи наличной выручки и ее суммы, но не более 5-кратного размера среднедневных поступлений наличности (за 3 любые месяца подряд из последних 12 месяцев, предшествующих дате установления лимита) — по среднедневной выдаче наличности из кассы лимит кассы устанавливается в размере, не большем размера среднедневной выдачи наличности (за 3 любых месяца подряд из последних 12 месяцев, предшествующих дате установления лимита) Примечание. Согласно абзацу пятому п. 5.4 Положения № 637 те предприятия, у которых в результате расчета лимита кассы среднедневной показатель, исчисленный на основании кассовых оборотов, оказывается равным 0 (нулю) или не превышает 10 ннмдг (170 грн.), могут устанавливать лимит кассы в размере, который превышает исчисленный среднедневной показатель, но величиной не более 10 ннмгд (т. е. не более 170 грн.).

Таким образом, выбрав для себя наиболее приемлемый способ расчета (по среднедневным поступлениям или по среднедневной выдаче наличности — в зависимости от того, какой из этих способов наиболее реально отражает текущие объемы кассовых оборотов предприятия) и определив с его помощью предельную сумму лимита, предприятие (в рамках такой суммы) устанавливает лимит остатка наличности в кассе. При этом хотим обратить внимание на п. 5.9 Положения № 637: если лимит кассы установлен с превышением предельных размеров (полученных в результате расчетов), то он считается установленным на уровне таких предельных размеров, а сумма указанных превышений считается сверхлимитной.

Размер лимита (вместе со сроками сдачи наличной выручки, установленными в соответствующем договоре банковского счета) указывается в Расчете установления лимита остатка наличности в кассе. Расчет подписывается главным (старшим) бухгалтером и руководителем предприятия (или уполномоченным им лицом). При этом установленный лимит кассы утверждается внутренними приказами (распоряжениями) предприятия.

Порядок расчета лимита кассы рассмотрим на примерах.

Пример 5.1. Предприятие рассчитывает лимит по среднедневным поступлениям наличности в кассу, используя данные кассовых поступлений за август — октябрь 2007 года. Наличная выручка, поступившая в кассу предприятия за такой период, составила 32525 грн., кроме того, получено из банка в кассу 5000 грн. Поскольку поступления наличности, полученные из банков, в расчете лимита не учитываются, то в строке 1 Расчета установления лимита остатка наличности в кассе будет указываться только сумма поступившей наличной выручки — 32525 грн.

Количество рабочих дней предприятия в таком трехмесячном периоде составило 65 дней (при пятидневной рабочей неделе).

Пример 5.2. Предприятие рассчитывает лимит по среднедневной выдачи наличности из кассы, используя данные кассовых оборотов по выдаче наличности за август — октябрь 2007 года. За этот период выдано наличности на разные нужды, а также на командировки (за исключением выплат, связанных с оплатой труда) на сумму 8155 грн. Количество рабочих дней предприятия в таком трехмесячном периоде составило 65 дней (при пятидневной рабочей неделе).

Внимание. Лимит кассы предприятие должно установить обязательно в любом случае, независимо от объема движения наличности в кассе (даже если объемы движения наличности были минимальными — в этом случае, как уже отмечалось, лимит кассы устанавливается в размере, не превышающем 170 грн.). Иначе, если предприятие его не установит (независимо от причин такого неустановления), лимит такой кассы будет считаться нулевым (п. 5.9 Положения № 637). При этом вся наличность, пребывающая в кассе на конец рабочего дня и не сданная предприятием в соответствии с требованиями Положения № 637, будет считаться сверхлимитной (а это уже грозит предприятию соответствующими штрафными санкциями, причем весьма внушительными — напомним, согласно ст. 1 Указа № 436 за превышение установленных лимитов остатка наличности в кассе предусмотрен штраф в двукратном размере сумм выявленной сверхлимитной наличности за каждый день).

Кстати, ситуация, когда предприятие не осуществляет наличных расчетов (не сдает наличность в банк, а только получает денежные средства на выплату заработной платы и выдачу в подотчет), рассматривалась в письме НБУ от 18.12.2006 г. № 11-115/4668-13627. В нем отмечалось, что предприятие в таком случае также рассчитывает сумму лимита. При этом опять-таки со ссылкой на п. 5.4 Положения № 637 в письме указывалось: если по данным расчета среднедневной показатель на основании кассовых оборотов равен нулю или не превышает 10 ннмдг (170 грн.), то величина лимита может устанавливаться таким предприятием в размере, превышающем рассчитанный среднедневной показатель, но не более 170 грн.

И еще один момент. Предприятие не обязано уведомлять банк о размере установленного лимита остатка наличности в кассе и не должно предоставлять банку какие-либо обоснования относительно его установленной суммы. Проще говоря, Расчет установления лимита остатка наличности в кассе (по форме приложения 2 к Положению № 637) предприятию в банк предоставлять не нужно (напомним, что с банком предприятию, как предусмотрено п. 5.1 Положения № 637, следует согласовывать только сроки сдачи наличности). Об этом говорилось и в п. 1 письма НБУ от 26.01.2005 г. № 11-111/226-703 в «Налоги и бухгалтерский учет», 2005, № 9, а также в консультации в журнале «Вестник налоговой службы Украины», 2005, № 42, с. 50.

5.3. Особенности установления лимита кассы у некоторых субъектов хозяйствования

Для отдельных субъектов хозяйствования лимит кассы устанавливается с учетом некоторых особенностей (см. табл. 3):

Таблица 3

Особенности установления лимита кассы у некоторых субъектов хозяйствования

Субъекты
хозяйствования
Пункт Положения № 637 Особенности установления лимита 1 2 3 Небанковские финансовые учреждения и операторы почтовой связи П. 5.4 Общие правила расчета лимита кассы, установленные п. 5.3 — 5.4 Положения № 637, на небанковские финансовые учреждения и операторов почтовой связи не распространяются. Такие субъекты хозяйствования порядок расчета лимита кассы определяют самостоятельно с учетом особенностей своей деятельности и режима работы, объема наличных поступлений (выдачи), сроков сдачи выручки и т. п. При этом таблицу 1 «Кассовые обороты» Расчета установления лимита остатка наличности в кассе (приложения 2 к Положению № 637) они не заполняют. Об этом говорилось и в консультации налоговиков в журнале «Вестник налоговой службы Украины», 2007, № 22, с. 32 и в письме НБУ от 08.12.2005 г. № 11-113/4170-12280. А в письме НБУ от 08.02.2007 г. № 11-113/489-1334 и в журнале «Вестник налоговой службы Украины», 2007, № 24, с. 42 отмечалось, что в случае небольших кассовых оборотов лимит кассы небанковского финансового учреждения может устанавливаться, например, и в размере 170 грн. Предприятия разных организационно-правовых форм, производящие и перерабатывающие сельскохозяйственную продукцию П. 5.5 Могут устанавливать лимит кассы на период заготовки и переработки сельскохозяйственной продукции в соответствии с фактическими показателями своих кассовых оборотов (поступлений или выдачи наличности) за любые 3 месяца сезона производства (переработки) сельскохозяйственной продукции предыдущего года Предприятия сферы игорного бизнеса (включая игорные дома, казино, игровые автоматы с денежным выигрышем и т. п.) П. 5.6 Такие субъекты хозяйствования устанавливают лимит кассы с учетом особенностей деятельности и режима работы в соответствии с перечнем и правилами ведения азартных игр и утвержденным положением о призовом фонде, как правило, в пределах соответствующего среднедневного показателя, определенного согласно п. 5.3 Положения № 637. При этом по решению руководителя предприятия сферы игорного бизнеса или уполномоченного им лица разрешается устанавливать лимит кассы с превышением определенного среднедневного показателя, но не более суммы максимально возможного выигрыша клиента Бюджетные учреждения и организации П. 5.8 Заметим: в отношении бюджетных учреждений и организаций п. 5.8 Положения № 637 говорит, что Государственное казначейство Украины, в котором такие учреждения и организации обслуживаются, самостоятельно определяет порядок установления лимита в их кассах. Вместе с тем п. 4.10 Порядка открытия счетов в национальной валюте в органах Государственного казначейства, утвержденный приказом Государственного казначейства Украины от 02.12.2002 г. № 221, регулирующий порядок установления лимита бюджетниками, по вопросам установления ими лимита отсылает к общим «лимитным» нормам Положения № 637. А значит, получается, что для бюджетных организаций работают общие правила установления лимита, предусмотренные пп. 5.3 — 5.4 Положения № 637.

5.4. Лимит кассы для обособленных подразделений

Если предприятие имеет обособленные подразделения, то для предприятия, а также для каждого его обособленного подразделения устанавливаются отдельные лимиты кассы. При этом составляются отдельные Расчеты установления лимита остатка наличности в кассе по форме приложения 2 к Положению № 637 соответственно исходя из движения денежных средств в центральной кассе (для предприятия — юридического лица) и исходя из движения наличности в обособленных подразделениях (для обособленных подразделений).

Также на счет установления лимита кассы в таких случаях НБУ разъяснял, что:

— трехмесячный период, установленный для расчета лимита, может быть выбран разным для разных обособленных подразделений предприятия в зависимости от специфики функционирования обособленных подразделений (письма НБУ от 19.05.2006 г. № 11-113/1875-5345 и от 23.11.2006 г. № 11-15/434-12531). К этому, пожалуй, остается добавить, что, на наш взгляд, в данном случае также может различаться и сам порядок расчета лимитов касс: так, для предприятия, к примеру, лимит может быть рассчитан по среднедневным поступлениям, а для обособленного подразделения (если, к примеру, поступления в кассу у него отсутствуют или минимальны) — по среднедневной выдаче наличности (или наоборот);

— для обособленных подразделений лимит кассы устанавливается в целом, без распределения его на каждую кассу, входящую в состав данного обособленного подразделения (письмо НБУ от 22.11.2006 г. № 11-115/4301-12445). Иначе говоря, если у обособленного подразделения есть несколько касс, то устанавливается один лимит на все кассы такого обособленного подразделения;

— место проведения наличных расчетов с применением РРО подпадает под определение кассы. Поэтому обособленному подразделению, в котором осуществляются расчеты через РРО, может быть установлен лимит остатка наличности в кассе (письмо НБУ от 04.10.2007 г. № 11-115/3693-10119).

Установленный обособленному подразделению лимит кассы доводится до его сведения соответствующим внутренним приказом (распоряжением) предприятия — юридического лица. В частности, в письме НБУ от 13.04.2005 г. № 11-113/1228-3747 (см. «Налоги и бухгалтерский учет», 2005, № 45) отмечалось, что обязательные реквизиты такого внутреннего приказа (распоряжения) Положением № 637 не регламентированы, а значит, они определяются руководителем предприятия самостоятельно, исходя из законодательно установленных требований. Также заметим, что доведение предприятием, имеющим обособленные подразделения, установленных сумм лимита своим обособленным подразделениям соответствующими приказами, распоряжениями или другими распорядительными документами может проверяться при проверках кассовой дисциплины (п. 7.21 Положения № 637).

5.5. Установление лимита кассы предприятием, которое начинает свою деятельность

Особенности установления лимита кассы предприятиями, начинающими свою деятельность, оговорены абзацем третьим п. 5.2 Положения № 637.

Так, предприятия, которые начинают свою деятельность (а также предприятия, деятельность которых была связана исключительно с безналичными расчетами и которые начинают новый дополнительный вид деятельности, предполагающий осуществление наличных расчетов), на первые 3 месяца работы устанавливают лимит кассы по прогнозным расчетам (т. е. устанавливают прогнозный предполагаемый лимит). В двухнедельный срок после окончания первых 3 месяцев работы установленный таким образом прогнозный лимит кассы пересматривается предприятием по фактическим показателям деятельности в соответствии с нормами Положения № 637.

Таким образом, открывающиеся предприятия первые 3 месяца работают с прогнозным (предполагаемым) лимитом (при установлении которого так же, как и в общем случае, составляется Расчет установления лимита остатка наличности в кассе по форме приложения 2 к Положению № 637 и издается утверждающий лимит приказ), а затем пересматривают его, ориентируясь на реальные результаты своей трехмесячной деятельности.

Некоторые уточнения на счет того, как при этом отсчитать первые 3 месяца работы вновь созданным предприятиям, также были сделаны в письмах НБУ от 09.02.2007 г. № 11-113/543-1414 и от 23.02.2007 г. № 11-113/726-1968. В них отмечалось, что, установив прогнозный лимит, отсчет первых 3 месяцев своей работы открывающимся предприятиям следует вести со дня проведения первого расчета наличными. Соответственно, определив таким образом трехмесячный период с начала работы, после его истечения предприятию отводится двухнедельный срок для пересмотра величины лимита.

Также в письмах НБУ напомнил, что в случае неустановления предприятием, начинающим свою хозяйственную деятельность и осуществляющим при этом операции с наличностью, лимита кассы (независимо от причин неустановления), такой лимит считается нулевым, а вся наличность, пребывающая в кассе на конец рабочего дня и не сданная предприятием в соответствии с требованиями Положения № 637, считается сверхлимитной (п. 5.9 Положения № 637).

5.6. Пересмотр лимита кассы: обязателен ли он

В ходе ведения своей деятельности предприятие может столкнуться с вопросом: а обязательно ли пересматривать лимит кассы в случае, если на предприятии изменились объемы поступления/выдачи наличности, к примеру если в последнее время изменились (снизились) объемы выручки?

Сразу укажем: Положение № 637 не выдвигает каких-либо требований о необходимости пересмотра лимита кассы (исключение, пожалуй, составляют только предприятия, начинающие свою деятельность, речь о которых шла выше). Таким образом, какие-либо обязательные сроки пересмотра лимита не установлены, а пересматривать лимит кассы предприятие может только по собственному желанию.

Подтверждением тому также служит и п. 5.12 Положения № 637, предусматривающий возможность пересмотра лимита. Так, согласно этому пункту установленный лимит кассы и сроки сдачи наличной выручки могут пересматриваться в связи с изменениями законодательства Украины или при наличии соответствующих факторов объективного характера (изменений в поступлении/выдаче наличности, внутреннего трудового распорядка и т. п.). При этом документы (нормативные акты или внутренние документы предприятия), на основании которых пересмотрен лимит кассы, прилагаются к соответствующим приказам, договорам банковского счета предприятия. Как видим, и в этом случае (при возникновении новых обстоятельств) пересмотр лимита является правом, а не обязанностью предприятия.

Таким образом, действующим законодательством не предусмотрены требования об обязательном пересмотре лимита кассы (в том числе, например, и в случае снижения объемов поступления наличности). На это указывал и НБУ в письмах от 19.05.2006 г. № 11-113/1903-5427, от 16.11.2005 г. № 11-113/3913-11389. Поэтому предприятие вправе самостоятельно решить, будет оно пересматривать лимит кассы или нет.

Если же предприятие по своему желанию все же решит пересмотреть лимит кассы, то такой пересмотр и установление новой суммы лимита осуществляется по общим правилам, установленным пп. 5.2 — 5.4 Положения № 637. При этом лимит кассы пересматривается предприятием самостоятельно и об изменениях суммы лимита предприятие не обязано уведомлять банк и предоставлять банку какие-либо обоснования такого изменения. То есть Расчет установления лимита остатка наличности в кассе (по форме приложения 2 к Положению № 637) предприятию в банк подавать не нужно (напомним, с банком нужно согласовывать только пересмотр срока сдачи наличности, если таковой осуществляется). В данном же случае документы, обосновывающие пересмотр и изменение лимита кассы, прилагаются только к соответствующим распорядительным документам предприятия, которыми такой лимит установлен (п. 6 письма НБУ от 01.03.2005 г. № 11-111/680-1907 консультация в журнале «Вестник налоговой службы Украины», 2005, № 42, с. 50).

6. 10-тысячное ограничение суммы наличных расчетов

6.1. Когда применяется 10-тысячное ограничение

Осуществляя наличные расчеты, не следует забывать, что действующим законодательством (п. 2.3 Положения № 637) ограничена предельная сумма ежедневных наличных расчетов между субъектами предпринимательской деятельности. При этом сам размер такой суммы оговорен в постановлении № 32.

В результате установленного таким образом ограничения предусмотрено, что предельная сумма наличного расчета одного предприятия (предпринимателя) с другим предприятием (предпринимателем) в течение одного дня по одному или нескольким платежным документам не должна превышать 10000 грн. Платежи сверх установленной предельной суммы проводятся исключительно в безналичной форме.

Сразу укажем, что (об этом говорится в самом п. 2.3 Положения № 637) 10-тысячное ограничение не распространяется на:

— расчеты предприятий (предпринимателей) с физическими лицами, бюджетами и государственными целевыми фондами;

— добровольные пожертвования и благотворительную помощь;

— расчеты предприятий (предпринимателей) за потребленную ими электроэнергию;

— использование средств, выданных на командировки;

— расчеты предприятий (предпринимателей) между собой во время закупки сельскохозяйственной продукции. При этом перечень товаров, которые принадлежат к такой продукции, приведен в Законе Украины «О государственной поддержке сельского хозяйства Украины» от 24.06.2004 г. № 1877-IV. Напомним, что согласно п. 2.15 ст. 2 р. I этого Закона сельскохозяйственная продукция — это товары, которые подпадают под определение 1-24 групп УКТ ВЭД.

Для верного соблюдения 10-тысячного ограничения важно учитывать следующие моменты:

1. 10-тысячное ограничение касается только наличных расчетов, которые осуществляются между субъектами предпринимательской деятельности, т. е. между предприятиями и предпринимателями. Поэтому соблюдать его нужно в случае, когда:

а) предприятие рассчитывается наличными с другим предприятием;

б) предприятие рассчитывается наличными с предпринимателем (или, наоборот, предприниматель рассчитывается наличными с предприятием);

в) предприниматель рассчитывается наличными с другим предпринимателем.

А вот если одна из сторон при наличных расчетах (или обе стороны) не являются субъектами предпринимательской деятельности, то к таким расчетам 10-тысячное ограничение не применяется. Кстати, подтверждение тому находим и в самом п. 2.3 Положения № 637, в котором (как уже отмечалось) указывалось, что на расчеты предприятий (предпринимателей) с физическими лицами, бюджетами и государственными целевыми фондами и т. п. ограничение предельной суммы расчетов не распространяется. Поэтому сумма наличного платежа в таком случае в течение дня может быть и более 10000 грн.

2. Количество субъектов предпринимательства (предприятий/предпринимателей), с которыми осуществляются наличные расчеты в течение дня, при этом не ограничивается. То есть главное, чтобы в течение дня сумма наличных расчетов одного предприятия (предпринимателя) с любым из предприятий (предпринимателей) не превысила 10000 грн. (в то время как само количество контрагентов у предприятия при этом может быть любым).

3. Количество платежных документов, которыми оформляются наличные расчеты одного субъекта предпринимательства с другим субъектом предпринимательской деятельности, не ограничивается. То есть это не обязательно должен быть строго один документ, оформляющий наличные расчеты, но могут быть и несколько таких платежных документов — важно, чтобы при этом общая сумма по всем документам (при расчетах с одним субъектом предпринимательской деятельности) за день не оказалась более 10000 грн.

4. 10-тысячное ограничение касается всех видов операций с наличностью (всех видов наличных расчетов субъектов предпринимательства), связанных как с реализацией продукции (товаров, работ, услуг), так и с внереализационными операциями (о чем говорится и в п. 7.46 Положения № 637). К этому остается добавить, что если наличные расчеты между субъектами предпринимательства осуществляются через РРО, то на такие расчеты также распространяется 10-тысячное ограничение. Правда, на расчеты с обычными покупателями — физическими лицами (непредпринимателями) данное ограничение не распространяется (и простые физлица могут уплачивать наличными сумму, превышающую 10000 грн.).

5. 10-тысячное ограничение также касается расчетов наличностью между предприятиями в оплату за товары, которые приобретены на производственные (хозяйственные) нужды за счет средств, полученных по корпоративным карточкам. Об этом прямо говорится в самом п. 2.3 Положения № 637. А значит, если предприятие будет оплачивать товары наличными денежными средствами, снятыми с корпоративной карточки (иначе говоря обналиченными), то в этом случае также будет работать 10-тысячное ограничение. Однако нужно учесть: если расчеты за товары будут производиться посредством платежной карточки (без снятия при этом наличных), то такие расчеты будут считаться безналичными (п. 3.10 Положения № 137). поэтому в этом случае 10-тысячное ограничение к таким расчетам применяться не будет и в оплату за товары (работы, услуги) с платежной карточки может при этом перечисляться любая сумма (в том числе и свыше 10000 грн.).

Заметим: в ситуации, когда сумма платежа какому-либо субъекту предпринимательства превышает предельную величину (предположим, составляет 25000 грн.), предприятие, чтобы не нарушать кассовой дисциплины, вправе поступать так:

а) если предприятие желает перечислить всю сумму платежа в один день, оно может перечислить наличными (в рамках предельно установленной суммы) сумму в 10000 грн., а сумму превышения (15000 грн.) — перечислить в этот же день безналичным способом (т. е. использовать комбинированный способ расчетов, как наличный, так и безналичный);

б) если предприятие желает осуществить платеж исключительно наличными денежными средствами, то предприятие может производить наличную оплату в несколько этапов (несколько дней), например в первый и во второй дни по 10000 грн. (в рамках установленной предельной суммы), а в третий день — остаток в 5000 грн. В таком случае также все требования «наличного» законодательства будут соблюдены.

6.2.10-тысячное ограничение и закупка товаров подотчетным лицом за наличные

О 10-тысячном ограничении не должны забывать и подотчетные лица. Ведь оно распространяется и на случай, когда работник приобретает товары (работы, услуги) для нужд предприятия за наличные (причем действует оно как в случае, когда приобретение осуществляется за счет выданной для этих целей из кассы наличности, так и в случае, когда работник покупает ТМЦ за собственные средства, а предприятие в дальнейшем возмещает расходы работнику).

Связано это с тем, что подотчетное лицо является доверенным лицом предприятия и, осуществляя наличный платеж, действует при этом от имени предприятия — юридического лица. Поэтому при приобретении работником ТМЦ для нужд предприятия также необходимо учитывать 10-тысячное ограничение (письмо НБУ от 01.09.2006 г. № 11-113/3225-9206). Вместе с тем, как уже отмечалось, количество предприятий (предпринимателей), с которыми можно при этом осуществлять наличные расчеты в течение дня, не ограничивается. А значит, подотчетное лицо вправе приобретать ТМЦ за наличный расчет у нескольких субъектов предпринимательства, главное — чтобы наличные расчеты с каждым из них при этом не превышали предельную сумму в 10000 грн. А вот если в течение дня по одному или нескольким платежным документам работник приобретет для предприятия у другого предприятия (предпринимателя) ТМЦ на сумму свыше 10000 грн., то это уже будет являться нарушением, и в таком случае за несоблюдение 10-тысячного ограничения предприятие будет нести ответственность, о которой подробнее будет сказано позже (письмо НБУ от 10.08.2007 г. № 11-113/3036-8220).

Тем не менее если работник покупал ТМЦ за свои средства и при этом превысил «предельные» 10000 грн., то предприятию все равно следует возместить ему сумму потраченных на нужды предприятия денежных средств, даже если она превышает предельную сумму наличного расчета. Отметим, что непосредственно на расчеты предприятия с работником 10-тысячное ограничение уже распространяться не будет, поскольку такое ограничение затрагивает только расчеты между субъектами предпринимательства.

Правда, подчас выходом из ситуации, когда работник покупает за свой счет ТМЦ стоимостью свыше 10000 грн. (позволяющим предприятию избежать ответственности и штрафных санкций за превышение 10-тысячного ограничения и минимизировать свои потери), может служить несколько иной подход к порядку оформления таких операций. Так, иногда будет выгоднее, чтобы работник покупал ТМЦ от своего имени и за собственные средства, а впоследствии между работником и предприятием заключался договор купли-продажи, согласно которому предприятие приобретало у работника такие ТМЦ. В таком случае, рассчитываясь с работником (обычным физлицом — не субъектом предпринимательства), ответственность за превышение 10-тысячного ограничения предприятию не грозит. Однако нужно иметь в виду, что, выплачивая при покупке ТМЦ доход работнику, в этом случае придется удержать налог с доходов по ставке 15 % (как с доходов от операций с движимым имуществом, п.п. 4.2.6 ст. 4 и ст. 12 Закона № 889). При этом для того, чтобы работнику полностью возместить стоимость приобретенных им ТМЦ, следует в договоре купли-продажи указать сумму с учетом «натурального» коэффициента. При ставке налога 15 % он составляет 1,176471. Несмотря на то что расходы по приобретению ТМЦ у предприятия увеличиваются, тем не менее иногда этот вариант все равно можно считать наиболее приемлемым, так как сумма штрафа может в некоторых случаях значительно превысить потери предприятия в связи с уплатой налога с доходов.

6.3. 10-тысячное ограничение и расходы на командировки

Как предусмотрено в п. 2.3 Положения № 637, 10-тысячное ограничение не распространяется на использование средств, выданных на командировку. Заметим, что эта норма слово в слово перекочевала в Положение № 637 из предшествующего ему Положения № 72. И тогда в ее разъяснение НБУ в письме от 10.05.2002 г. № 11-113/818 обращал внимание на ситуацию, когда в командировке работник решает производственные (хозяйственные) задачи (покупая, например, ТМЦ), и отмечал, что:

— установленное ограничение предельной суммы наличных расчетов не распространяется на оплату наличностью командированными работниками стоимости проезда, проживания, питания и других услуг (в пределах суточных);

— а вот в случае использования средств, выданных на командировку, для решения в такой командировке производственных (хозяйственных) вопросов (в частности, приобретения в командировке товаров) ограничение предельной суммы наличных расчетов уже следует учитывать. Поэтому, осуществляя в командировке расчеты с предприятиями (предпринимателями) за наличные в целях решения производственных (хозяйственных) нужд, работник должен соблюдать ограничение в 10000 грн.

Считаем, что такие выводы по-прежнему справедливы и сегодня. Остается напомнить, что согласно Инструкции № 59 служебной командировкой считается поездка работника по распоряжению руководителя предприятия на определенный срок в другой населенный пункт для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы. При этом для командировки работнику выдается денежный аванс в пределах суммы, определенной на оплату проезда, проживания, питания, суточных. Поэтому 10-тысячное ограничение не распространяется только на те виды расходов, которые относятся к расходам на командировки исходя из положений Инструкции № 59, а именно: оплата проезда, проживания, питания и других услуг (в пределах суточных).

Еще одним доказательством вышесказанного может служить то, что Положение № 637 разграничивает средства, выданные на командировки и на хозяйственные нужды. Так, согласно третьему абзацу п. 2.11 Положения № 637, если подотчетному лицу одновременно выданы наличные как на командировку, так и для решения в этой командировке производственных (хозяйственных) вопросов, то срок, на который выданы наличные под отчет на эти цели, может быть продлен до завершения срока командировки. Из такого разграничения этих двух видов расходов также можно сделать вывод о нераспространении 10-тысячного ограничения только на командировочные расходы.

6.4. Ответственность за превышение 10-тысячного ограничения

Важно, что ответственность за превышение предельной суммы расчета (10000 грн.) несет плательщик наличности, т. е. субъект предпринимательства, который осуществляет оплату наличными денежными средствами. При этом последствия превышения установленной предельной суммы оговорены в п. 2.3 Положения № 637.

Так, в случае осуществления наличных расчетов сверх установленной предельной суммы средства (в размере превышения установленной суммы в 10000 грн.) расчетно прибавляются к фактическим остаткам наличности в кассе на конец дня плательщика наличности одноразово в день осуществления такой операции, с последующим сравнением полученной расчетной суммы с утвержденным лимитом кассы. И если в результате окажется, что произошло превышение установленного лимита остатка наличности в кассе, то предприятию грозит штраф в двукратном размере суммы сверхлимитной наличности за каждый день (ст. 1 Указа № 436).

Рассмотрим, к каким последствиям, например, может привести ситуация, когда предприятие перечислило за товар в течение дня другому предприятию (поставщику) наличными сумму в 12000 грн., при условии, что:

а) лимит кассы у такого предприятия-плательщика установлен в сумме 500 грн.;

б) фактический остаток наличности в кассе предприятия-плательщика в день осуществления такого наличного платежа составил 300 грн.

Итак, в данном случае 10-тысячное ограничение превышено предприятием на 2000 грн. Эта сумма превышения (2000 грн.) расчетно прибавляется к фактическому остатку наличности в кассе на конец рабочего дня одноразово в день расчета наличными (т. е. к сумме 300 грн.), в результате чего имеем сумму 2300 грн. Полученная расчетная сумма (2300 грн.) сравнивается с установленным на предприятии лимитом кассы (500 грн.). При этом превышение лимита составляет 1800 грн. (2300 грн. — 500 грн.). А стало быть, в таком случае штраф за превышение лимита (в двукратном размере суммы превышения) составляет 3600 грн. (1800 грн. х 2).

Кроме того, за проведение наличных расчетов с другим субъектом предпринимательства на сумму свыше 10000 грн. в течение одного дня на руководителя предприятия (так как именно он несет ответственность за соблюдение кассовой дисциплины согласно п. 7.3 Положения № 637) может быть наложен административный штраф за нарушение правил ведения кассовых операций в соответствии со ст. 1642 «Нарушение законодательства по финансовым вопросам» КоАП. Напомним, размер такого админштрафа составляет от 8 до 15 ннмдг (т. е. от 136 до 255 грн.), а в случае повторного правонарушения лицом, которое в течение года было подвергнуто административному взысканию, — от 10 до 20 ннмдг (т. е. от 170 до 340 грн.). При этом органом, уполномоченным рассматривать дела об административных правонарушениях и налагать административный штраф в этом случае, является КРУ (ст. 2341 КоАП).

Таким образом, проводя наличные расчеты, о 10-тысячном ограничении должно помнить предприятие-плательщик. А вот предприятию-получателю денежной наличности ответственность за получение суммы, большей 10000, не грозит, так как никаких ограничений при получении наличности сверх установленной предельной величины действующим законодательством не предусмотрено. Кстати, о том, что 10-тысячное ограничение не касается лиц, принимающих наличность, говорилось и в письме НБУ от 27.04.2005 г. № 11-113/1430-4321.

7. Патентование торговой деятельности за наличные

7.1. Когда нужен торговый патент

В некоторых случаях для осуществления наличных расчетов субъекту предпринимательской деятельности может понадобиться торговый патент. Порядок патентования торговой деятельности за наличные средства регулируется Законом о патентовании и Положением № 1077.

Так, патентованию подлежит:

1) торговая деятельность за наличные денежные средства, а также с использованием других форм расчетов и кредитных карточек на территории Украины;

2) деятельность по обмену наличных валютных ценностей (включая операции с наличными платежными средствами, выраженными в иностранной валюте и кредитными карточками);

3) деятельность по предоставлению услуг в сфере игорного бизнеса;

4) деятельность по предоставлению бытовых услуг (Перечень услуг, которые относятся к бытовым и подлежат патентованию, утвержден постановлением КМУ от 27.04.98 г. № 576 в редакции постановления КМУ от 11.05.2006 г. № 659).

Остановимся на наиболее распространенном из перечисленных выше виде патентуемой деятельности — торговой деятельности.

В соответствии с п. 1 ст. 3 Закона о патентовании патентованию подлежит торговая деятельность, осуществляемая субъектами предпринимательской деятельности или их структурными (обособленными) подразделениями в пунктах продажи товаров. При этом:

а) под торговой деятельностью понимается розничная и оптовая торговля, деятельность в торгово-производственной сфере (общественное питание) за наличные средства, другие наличные платежные средства и с использованием кредитных карточек;

б) под пунктами продажи в целях патентования понимаются:

— магазины и другие торговые точки, которые находятся в отдельных помещениях, строениях или их частях и имеют торговый зал для покупателей или используют для торговли его часть;

— киоски, палатки и другие малые архитектурные формы, которые занимают отдельные помещения, но не имеют встроенного торгового зала для покупателей;

— автомагазины, развозки и другие виды передвижной торговой сети;

— лотки, прилавки и другие виды торговых точек в отведенных для торговой деятельности местах, кроме лотков, прилавков, которые предоставляются в аренду субъектам предпринимательской деятельности — физическим лицам и находятся в пределах специализированных предприятий сферы торговли — рынках всех форм собственности;

— стационарные, малогабаритные и передвижные автозаправочные станции, заправочные пункты, осуществляющие торговлю нефтепродуктами и сжатым газом;

— фабрики-кухни, фабрики-заготовительные, столовые, рестораны, кафе, закусочные, бары, буфеты, открытые летние площадки, киоски и другие пункты общественного питания;

— оптовые базы, склады-магазины или другие помещения, используемые для осуществления оптовой торговли за наличные средства, другие наличные платежные средства или с использованием кредитных карточек.

В случае если субъект предпринимательской деятельности имеет структурные (обособленные) подразделения, торговый патент приобретается отдельно для каждого структурного (обособленного) подразделения (торговой точки).

Торговый патент выдается за плату субъектам предпринимательской деятельности налоговыми органами по местонахождению этих субъектов или местонахождению их структурных (обособленных) подразделений, субъектам предпринимательской деятельности, которые осуществляют торговую деятельность или оказывают бытовые услуги (кроме передвижной торговой сети), — по местонахождению пункта продажи товаров или пункта оказания бытовых услуг, а субъектам предпринимательской деятельности, которые осуществляют торговлю через передвижную торговую сеть, — по месту регистрации этих субъектов (п. 3 ст. 2 Закона о патентовании).

Стоимость торгового патента на осуществление торговой деятельности устанавливается органами местного самоуправления в зависимости от местонахождения пункта продажи товаров и ассортиментного перечня товаров. При этом стоимость торгового патента за календарный месяц устанавливается в следующих пределах:

— на территории города Киева и областных центров — от 60 до 320 грн.;

— на территории города Севастополя, городов областного подчинения (кроме областных центров) и районных центров — от 30 до 160 грн.;

— на территории других населенных пунктов — до 80 грн.

Когда пункты продажи товаров расположены в курортных местностях или на территориях, прилежащих к таможням, другим пунктам перемещений через таможенную границу, органы местного самоуправления, в бюджеты которых направляется плата за торговый патент, могут принять решение об увеличении платы за торговый патент, но не более 320 грн. за календарный месяц.

Срок действия торгового патента на осуществление торговой деятельности составляет 12 календарных месяцев.

Для проведения субъектом предпринимательской деятельности в одном пункте продажи товаров двух или трех видов торговой деятельности (розничная и оптовая торговля, общественное питание) приобретается один торговый патент по максимальной стоимости, установленной соответствующим органом местного самоуправления с учетом местонахождения данного пункта и ассортиментного перечня товаров (п. 20 Положения № 1077).

В случае проведения предпринимательской деятельности в одном пункте продажи товаров, в одном отдельном помещении, строении или в их частях двух или более видов деятельности, подлежащих патентованию (розничная торговля, общественное питание и один вид бытовых услуг; розничная торговля и несколько видов бытовых услуг), субъектом предпринимательской деятельности приобретаются два торговых патента (на каждый патентуемый вид деятельности) — на торговую деятельность и на деятельность по оказанию бытовых услуг.

7.2. Виды торговых патентов

Помимо обычного торгового патента, который, как правило, необходим в большинстве случаев осуществления наличных расчетов, существуют также:

— краткосрочный торговый патент;

— льготный торговый патент.

Краткосрочный торговый патент субъект хозяйствования приобретает в случае проведения ярмарок, выставок-продаж и других кратковременных мероприятий, связанных с демонстрацией и продажей товаров. Такой патент приобретается по месту проведения указанной деятельности (п. 16 Положения № 1077).

Таким образом, краткосрочный торговый патент приобретается субъектом хозяйствования в случае, если операции по продаже товаров за наличный расчет носят нерегулярный и непродолжительный характер.

Срок действия краткосрочного торгового патента составляет от 1 до 15 дней (п. 4 ст. 3 Закона о патентовании).

Стоимость краткосрочного торгового патента на осуществление торговой деятельности установлена в фиксированном размере и составляет 10 грн. за один день. Оплата стоимости краткосрочного торгового патента осуществляется не позднее чем за один день до начала осуществления торговой деятельности.

Льготный торговый патент выдается (1) субъектам предпринимательской деятельности или их структурным (обособленным) подразделениям, которые осуществляют торговую деятельность исключительно товарами отечественного производства, перечень которых приведен в п. 6 ст. 3 Закона о патентовании, а также (2) субъектам предпринимательства, указанным в п. 7 — 9 ст. 3 Закона о патентовании.

Так п. 6 ст. 3 Закона о патентовании установлен следующий перечень товаров отечественного производства, торговать которыми за наличные можно по льготному патенту:

— почтовые марки, открытки, поздравительные открытки и конверты непогашенные, ящики, коробки, мешки, сумки и другая тара из дерева, бумаги и картона, используемая для почтовых отправлений предприятиями Государственного комитета связи Украины, и фурнитура к ним;

— периодические издания печатных средств массовой информации, которые имеют регистрационные свидетельства, выданные уполномоченными органами Украины, книги, брошюры, альбомы, нотные издания, буклеты, плакаты, картографическая продукция, которые издаются юридическими лицами — резидентами Украины;

— проездные билеты;

— товары народных промыслов (кроме антикварных и тех, которые составляют культурную ценность согласно перечню, устанавливаемому Министерством культуры Украины);

— готовые лекарственные средства (лекарственные препараты, лекарства, медикаменты, предметы ухода, перевязочные материалы и другие медицинские принадлежности) и витамины для населения; ветеринарные препараты, бумага туалетная, зубные паста и порошки, косметические салфетки, детские пеленки, тампоны, другие виды санитарно-гигиенических изделий из целлюлозы или ее заменителей, термометры, индивидуальные диагностические приборы (независимо от страны их происхождения);

— уголь, угольные брикеты, топливо печное бытовое, керосин осветительный и газ скрапленый, торф топливный кусковой, торфяные брикеты и дрова для продажи населению;

— мыло хозяйственное, а также спички (независимо от страны их происхождения);

— семена овощных, бахчевых, цветочных культур, кормовых корнеплодов и картофеля (независимо от страны их происхождения);

— тетради.

В льготном торговом патенте обязательно приводится полный перечень товаров, разрешенных для реализации. Льготный торговый патент не дает права на торговлю товарами, не указанными в этом перечне.

Также Законом о патентовании предусмотрено, что льготный торговый патент приобретают субъекты предпринимательской деятельности, которые:

— реализуют инвалидам товары повседневного потребления и продукты питания через торговые учреждения, созданные с этой целью общественными организациями инвалидов (п. 7 ст. 3 Закона о патентовании);

— занимаются продажей периодических изданий печатных средств массовой информации на торговлю сопутствующей продукцией (к такой сопутствующей продукции относятся: ручки, карандаши, инструменты для чертежа, кисти, мастихины, мольберты, краски, лаки, растворители и закрепители для рисования и живописи, полотно, багеты, рамки и подрамники для картин, скоросшиватели, другие канцелярские приборы и конторские принадлежности, кроме изготовленных из драгоценных и полудрагоценных металлов, независимо от страны их происхождения (п. 8 ст. 3 Закона о патентовании);

— осуществляют торговую деятельность на территории военных частей и военных учебных заведений исключительно товарами военной атрибутики и повседневного потребления для военнослужащих (п. 9 ст. 3 Закона о патентовании).

В случае приобретения льготного торгового патента субъект хозяйствования вносит единоразовую плату в размере 25 грн. за весь срок действия льготного патента.

Заметим, что за осуществление операций с наличными денежными средствами, подлежащих патентованию, без:

торгового патента (обычного) — предусмотрен штраф в двойном размере стоимости торгового патента за весь срок деятельности субъекта хозяйствования с указанным нарушением (п. 1 ст. 8 Закона о патентовании);

краткосрочного торгового патента — предусмотрен штраф в двойном размере стоимости краткосрочного торгового патента за полный срок деятельности субъекта предпринимательской деятельности с указанным нарушением (п. 1 ст. 8 Закона о патентовании);

льготного торгового патента — предусмотрен штраф в пятикратном размере стоимости льготного торгового патента (п. 1 ст. 8 Закона о патентовании).

При этом штрафы подлежат уплате нарушителем в пятидневный срок. До дня уплаты штрафов и приобретения соответствующих торговых патентов деятельность субъектов предпринимательства приостанавливается (пп. 2 — 3 ст. 8 Закона о патентовании).

7.3. В каких случаях торговый патент не нужен

В некоторых случаях осуществления торговых операций за наличные денежные средства приобретать торговый патент не нужно.

Так, не подлежат патентованию следующие виды деятельности:

реализация субъектом предпринимательской деятельности продукции собственного производства физическим лицам, находящимся с таким субъектом в трудовых отношениях, через пункты продажи товаров, встроенные в производственные или административные помещения этого субъекта (п. 10 ст. 3 Закона о патентовании);

— закупка у населения продукции, дальнейшая реализация которой осуществляется с использованием безналичных форм расчетов (заготовка сельскохозяйственной продукции и продуктов ее переработки; прием пунктами приема стеклотары, макулатуры, ветоши) (п. 11 ст. 3 Закона о патентовании),

— деятельность в сфере общественного питания на предприятиях, в учреждениях, организациях, в том числе учебных заведениях, по обслуживанию исключительно работников этих предприятий, учреждений, организаций, учащихся и студентов в учебных заведениях (п. 12 ст. 3 Закона о патентовании).

Кроме того, торговый патент не нужен, если субъекты предпринимательской деятельности (или их структурные подразделения) осуществляют торговую деятельность исключительно с использованием следующих видов товаров отечественного производства:

— хлеб и хлебобулочные изделия;

— мука пшеничная и ржаная;

— соль, сахар, масло подсолнечное и кукурузное;

— молоко и молочная продукция, кроме молока и сливок сгущенных с добавками и без них;

— продукты детского питания;

— безалкогольные напитки;

— мороженое;

— говядина и свинина;

— домашняя птица;

— яйца;

— рыба;

— ягоды и фрукты;

— мед и другие продукты пчеловодства, пчелоинвентарь и средства защиты пчел;

— картофель и плодоовощная продукция;

— комбикорма для продажи населению.

Также заметим, что согласно ст. 6 Указа № 727 субъекты малого предпринимательства — плательщики единого налога освобождены от платы за патенты, приобретаемые в соответствии с Законом о патентовании. Поэтому для осуществления торговой деятельности за наличные единоналожникам приобретать торговый патент не нужно.

Вместе с тем стоит отметить еще один случай, когда предприятию (предпринимателю) не понадобится торговый патент, — это случай, когда на счет предприятия (предпринимателя) поступает оплата, внесенная покупателями через кассу банка. Так, согласно п. 2.5 Положения № 637 если предприятия (предприниматели) и физические лица осуществляют наличные расчеты путем внесения наличности в банки для дальнейшего ее перечисления на счета других предприятий (предпринимателей) или физических лиц, то такие расчеты:

для плательщиков средств являются наличными;

для получателей средств являются безналичными.

Таким образом, поскольку расчеты за проданные товары (работы, услуги) осуществляются через кассу банка (минуя кассу предприятия), то для предприятия-продавца они являются безналичными и не требуют приобретения торгового патента.

Ко всему вышесказанному остается добавить, что некоторые виды деятельности вообще выходят за рамки сферы патентования. Они перечислены в п. 3 ст. 1 Закона о патентовании. Так, согласно этому пункту действие Закона о патентовании не распространяется на торговую деятельность и деятельность по оказанию бытовых услуг:

1) предприятий и организаций военной торговли, аптек, находящихся в государственной собственности, а также расположенных в селах, поселках и городах районного значения предприятий и организаций потребительской кооперации и торгово-производственных государственных предприятий рабочего снабжения;

2) субъектов предпринимательской деятельности — физических лиц, которые:

— осуществляют торговую деятельность с лотков, прилавков и уплачивают рыночный сбор (плату) за место для торговли продукцией в пределах рынков всех форм собственности;

— уплачивают налог на промысел в порядке, предусмотренном действующим законодательством;

— осуществляют продажу выращенных в личном подсобном хозяйстве, на приусадебном, дачном, садовом и огородном участках продукции растениеводства, скота, кролей, нутрий, птицы (как в живом виде, так и продукции их забоя в сыром виде и в виде первичной обработки), продукции собственного пчеловодства;

— уплачивают государственную пошлину за нотариальное удостоверение договоров об отчуждении собственного имущества, если товары каждой отдельной категории отчуждаются не чаще одного раза в календарный год;

— уплачивают фиксированный налог в соответствии с законодательством о налогообложении доходов физических лиц;

3) субъектов предпринимательской деятельности, созданных общественными организациями инвалидов, которые имеют налоговые льготы в соответствии с действующим законодательством и осуществляют торговлю исключительно продовольственными товарами отечественного производства и продукцией, изготовленной на предприятиях «Украинского общества слепых» и «Украинского общества глухих».

Стало быть, поскольку все перечисленные выше виды деятельности не патентуются, то и торговый патент в таких случаях также не нужен.

8. Иностранная валюта

Как известно, единственным законным средством платежа на территории Украины, которое принимается без ограничений для оплаты любых требований и обязательств, является валюта Украины (п. 1. ст. 3 Декрета о валютном регулировании). Вместе с тем в некоторых случаях допускается использование на территории Украины и инвалютной наличности. Правда, здесь существуют свои особенности.

Так, прежде всего важно отметить, что предприятие, у которого возникла необходимость приобрести наличную иностранную валюту (например, для выдачи аванса работнику на загранкомандировку), купить ее в обменных пунктах не может. Дело в том, что согласно п. 1 ст. 6 Декрета о валютном регулировании торговля иностранной валютой на территории Украины резидентами и нерезидентами — юридическими лицами должна осуществляться только через уполномоченные банки и другие финансовые учреждения, получившие лицензию на торговлю иностранной валютой НБУ, исключительно на межбанковском валютном рынке Украины (МВРУ). Причем за нарушение порядка и условий торговли валютными ценностями предусмотрен штраф в сумме, эквивалентной сумме (стоимости) валютных ценностей, пересчитанных в валюту Украины по обменному курсу НБУ на день осуществления таких операций (ст. 16 Декрета о валютном регулировании). Кроме того, в самом определении понятия «пункт обмена иностранной валюты» (из п. 1.1 главы 1 Инструкции о порядке организации и осуществления валютно-обменных операций на территории Украины, утвержденной постановлением Правления НБУ от 12.12.2002 г. № 502) указывается, что он осуществляет валютно-обменные операции с иностранной валютой для физических лиц (резидентов и нерезидентов).

Таким образом, предприятию запрещено приобретать наличную иностранную валюту в обменных пунктах, а купить ее предприятие может только на МВРУ. Поэтому если предприятие не имеет собственного текущего валютного счета, то для осуществления инвалютных операций ему предстоит открыть его (руководствуясь при этом Инструкцией о порядке открытия, использования и закрытия счетов в национальной и иностранной валютах, утвержденной постановлением Правления НБУ от 12.11.2003 г. № 492).

Также нужно учесть, что некоторые из операций с иностранной валютой (ст. 5 Декрета о валютном регулировании) предприятие может осуществлять только при условии получения на такую операцию индивидуальной лицензии НБУ.

Что касается правового регулирования операций с наличной инвалютой, то нормативным документом, регулирующим порядок и условия использования наличной иностранной валюты резидентами и нерезидентами на территории Украины, являются Правила № 200. Напомним основные требования, которые они содержат.

8.1. Использование наличной иностранной валюты

Согласно п. 1.3 Правил № 200 наличная иностранная валюта — это иностранные денежные знаки в виде банкнот и монет, которые находятся в обращении и являются законным платежным средством на территории соответствующего иностранного государства.

Наличная иностранная валюта может зачисляться на текущий счет в инвалюте юрлица в случаях:

— ее внесения в кассу банка уполномоченным представителем нерезидента в оплату (полную или частичную) стоимости продукции, выполненных работ, полученных услуг по экспортному контракту в сумме, не превышающей (по одному экспортному договору) 10000 долларов США или эквивалентной сумме в другой СКВ (п. 8.6 Правил № 200);

—?ее получения как благотворительной помощи от нерезидента (а если полученные таким образом от нерезидента средства юрлицо-резидент вносит на свой счет самостоятельно, то подтверждающими документами при этом служат кассовые ордера и акты об оприходовании средств в кассу) (абзац «а» п. 8.1. Правил № 200);

уплаты физлицами (резидентами и нерезидентами) государственной пошлины согласно законодательству Украины и уплаты физлицами-нерезидентами сборов за действия, связанные с охраной прав на объекты интеллектуальной собственности (абзац «б» п.8.1 Правил № 200);

— ее ввоза (как неиспользованного остатка инвалютной наличности) физлицом-резидентом, которое возвращается из загранкомандировки (целью которой было выполнение обязательств по экспортному договору резидента) и которому в счет расчетов по такому договору нерезидент выплатил наличные средства в инвалюте на эксплуатационные расходы, связанные с обслуживанием транспортного средства резидента, используемого за границей для выполнения обязательств по такому договору (п. 8.5 Правил № 200).

Что касается использования наличной иностранной валюты, то Правила № 200 содержат отдельные разделы, оговаривающие случаи и особенности ее использования для обеспечения определенных расходов предприятия, а именно:

— обеспечение расходов на командировки работников за границу резидентами-юрлицами и предпринимателями и иностранными представительствами, а также на представительские расходы (организацию официальных мероприятий за границей) (раздел 2);

— обеспечение эксплуатационных расходов, связанных с обслуживанием транспортных средств за границей юрлицами-резидентами и иностранными представительствами (раздел 3);

— использование наличной иностранной валюты морскими агентами с целью выполнения обязательств перед нерезидентом (раздел 4);

— другие случаи использования наличной иностранной валюты с текущих счетов (в частности, на оплату труда (выплату премий и призов) работников-нерезидентов, работающих в Украине по контракту; на осуществление выплат (за счет средств, полученных из-за границы) физлицам-резидентам за переданные права интеллектуальной собственности за границей на основании заявления о выдаче наличности) (раздел 5);

— использование наличной иностранной валюты на территории Украины как средства платежа или как залога (например, на оплату дипломатическим представительствам, консульским учреждениям иностранных государств разрешений на въезд в эти страны физических лиц, которые выезжают в служебные командировки) (раздел 6);

— использование наличной иностранной валюты как средства платежа резидентами — субъектами предпринимательства во время их пребывания за границей (в частности, во время осуществления резидентами торговли и предоставления услуг за границей Украины на принадлежащих им транспортных средствах в случае осуществления международных пассажирских перевозок, а также в случае реализации товаров на международных выставках (ярмарках), проходящих за границей) (раздел 7).

При этом банк осуществляет выдачу наличной иностранной валюты с текущего счета предприятия (иностранного представительства) на основании заявления на выдачу наличности, доверенности уполномоченному представителю на получение иностранной валюты в кассе уполномоченного банка и письма-расчета (в котором приводятся расчет подлежащей получению суммы и информация об операции, для осуществления которой со счета снимается валюта).

И еще один момент. Обращаем внимание, что наличная иностранная валюта, полученная предприятиями с собственных текущих инвалютных счетов, используется исключительно на цели, на которые она получена (п. 8.13 Правил № 200). Таким образом, в отличие от кассовых операций с национальной валютой, по иностранной наличности действует требование о целевом ее использовании. В случае же ее нецелевого использования должностным лицам может грозить админштраф по ст. 1642 КоАП в размере от 8 до 15 ннмдг, т. е. от 136 грн. до 255 грн. (письмо НБУ от 17.11.2006 г. № 13-123/4285-12303). А вот штрафы, предусмотренные Указом № 436 (в том числе и за нецелевое использование) и касающиеся национальной валюты, к операциям с инвалютой не применяются.

При этом неиспользованный остаток наличной инвалюты, полученной с текущего счета на хознужды (командировки работников за границу и/или на эксплуатационные расходы, связанные с обслуживанием транспортных средств за границей), должен быть сдан в банк на текущий инвалютный счет предприятия в течение 5 банковских дней с момента оприходования валюты в кассе предприятия (п. 8.4 Правил № 200).

8.2. Особенности выдачи наличной иностранной валюты для загранкомандировок

Пожалуй, наиболее распространенным случаем использования наличной иностранной валюты из перечисленных выше является ее использование на загранкомандировки. Для выдачи наличного аванса в иностранной валюте на загранкомандировку предприятие либо получает соответствующую сумму в банке (при наличии денежных средств на валютном счете) либо (если средств на валютном счете недостаточно) через уполномоченный банк приобретает валюту на МВРУ. При этом, чтобы получить валюту с валютного счета в банк, предоставляются:

— заявление на выдачу наличности;

— доверенность уполномоченного представителя на получение иностранной валюты в кассе уполномоченного банка;

— письмо-расчет, в котором указываются фамилия, имя, отчество лиц, выезжающих за границу, и расчет расходов (расчет расходов приводится в свободной форме и по сути представляет собой смету расходов, содержащую информацию о суточных, расходах на наем жилого помещения (оплату гостиниц), бронирование мест в гостиницах, сумме транспортных и других расходов за рубежом согласно действующему законодательству Украины о возмещении расходов на командировки за границу).

При загранкомандировках также нужно учитывать, что согласно п. 2.4 Правил № 200 одному работнику может быть выдана наличностью иностранная валюта (и/или дорожные чеки) в пределах, не превышающих норм вывоза иностранной валюты (дорожных чеков), установленных нормативно-правовыми актами НБУ, регулирующими перемещение иностранной валюты (дорожных чеков) через таможенную границу Украины. Напомним, таким нормативным документом является Инструкция № 283.

Так, согласно п. 2.1 р. III Инструкции № 283 разрешается вывозить физическим лицам (резидентам и нерезидентам) за пределы Украины наличность в иностранной валюте (и/или дорожными чеками) в следующих размерах:

— в сумме до 3000 долларов США (или эквивалент этой суммы в другой инвалюте по официальному курсу гривни к иностранным валютам, установленному НБУ на день пересечения таможенной границы) — при условии устного декларирования таможенному органу;

— в сумме до 10000 долларов США (или эквивалент этой суммы в другой иностранной валюте по официальному курсу гривни к иностранным валютам, установленным НБУ на день оформления таможенной декларации) — при условии указания суммы вывозимой валюты (и/или дорожных чеков) в таможенной декларации по справке уполномоченного банка на вывоз инвалюты. Такую справку на вывоз иностранной валюты и чеков, выраженных в иностранной валюте, при выезде в служебную командировку за пределы Украины (по форме 01с — приложение 4 к Инструкции № 283) предприятию выдает уполномоченный банк при выдаче иностранной валюты (и/или дорожных чеков) (п. 2.5 Правил № 200, п. 9 р. IV Инструкции № 283).

Вывоз наличной иностранной валюты в размерах, превышающих установленные пределы (в том числе и через подотчетное (командированное) лицо), разрешается при наличии индивидуальной лицензии НБУ (пп. 10, 11 р. IV Инструкции № 283).

При этом стоит отметить письмо НБУ от 05.10.2006 г. № 13-123/3674-10477, в котором в разъяснение норм п. 2.1 р. III Инструкции № 283 сообщалось, что командированный работник, выезжающий за границу, имеет право вывозить иностранную валюту (и/или дорожные чеки) в иностранной валюте в сумме, которая не превышает 13000 долларов США (или эквивалента этой суммы в другой иностранной валюте), из которых:

— наличная инвалюта (чеки) в сумме до 3000 долларов США может вывозиться без подтверждающих документов;

— наличные средства в сумме до 10000 долларов США могут вывозиться по справке уполномоченного банка по форме 01с.

8.3. Документальное оформление кассовых операций с наличной инвалютой

Сразу укажем что, к сожалению, нормативного документа, подобного Положению № 637, но касающегося учета кассовых операций с иностранной валютой, в отечественном законодательстве нет, а в Правилах № 200 ничего на счет документального оформления кассовых операций с инвалютой не говорится. Поэтому считаем, что в сложившейся ситуации при оформлении операций с инвалютой можно руководствоваться по аналогии нормами Положения № 637 и вести учет инвалютных операций аналогично учету кассовых операций в национальной валюте.

При этом для оформления инвалютных кассовых операций можно использовать типовые формы первичного учета кассовых операций, аналогичные утвержденным приказом № 51. В таком случае кассовые операции в инвалюте оформляются с выпиской отдельных приходных и расходных кассовых ордеров (имеющих свою нумерацию), ведением отдельного журнала их учета, а также ведением по валютным операциям отдельной кассовой книги. Кстати, заметим, что в письме от 27.01.2006 г. № 11-113/353-954 НБУ также разъяснял, что для учета операций в иностранной валюте может вестись отдельная кассовая книга, в которой соответствующие суммы отражаются как в гривне, так и в инвалюте.

В случае же если предприятие осуществляет наличные расчеты с использованием нескольких иностранных валют, то на каждую инвалюту целесообразно завести отдельную кассовую книгу (и при этом по каждому из видов валют выписывать свои кассовые ордера и вести отдельный журнал их учета).

Свое мнение относительно документального оформления кассовых операций с наличной инвалютой высказал и Госкомстат Украины в письмах от 24.11.2006 г. № 04/4-6/191 и от 15.11.2006 г. № 04/4-6/184, в которых отмечалось, что учет кассовых операций по поступлению/выдаче наличной иностранной валюты может осуществляться в разработанных предприятием первичных документах, содержащих обязательные реквизиты. Остается напомнить, что перечень обязательных реквизитов, которые должен иметь первичный документ, содержится в п. 2 ст. 9 Закона о бухучете и к таким реквизитам относятся:

— название документа;

— дата и место составления;

— название предприятия, от имени которого составлен документ;

— содержание и объем хозяйственных операций, единица измерения хозяйственной операции;

— должности лиц, ответственных за осуществление хозяйственной операции и правильность ее оформления;

— личная подпись или другие данные, дающие возможность идентифицировать лицо, принимавшее участие в осуществлении хозяйственной операции.

8.4. Инвалютный лимит

Особенности установления инвалютного кассового лимита оговорены п. 8.11 Правил № 200. Так, согласно этому пункту лимит остатков иностранной валюты в кассе устанавливается уполномоченным банком только тем субъектам хозяйствования, которым разрешается использовать наличную иностранную валюту как средство платежа, если остатки иностранной валюты при этом остаются в нерабочие часы суток в кассе (напомним, речь о таких платежных операциях и исчерпывающий перечень случаев использования на территории Украины наличной иностранной валюты как средства платежа приведены в р. 6 Правил № 200). При этом в расчет лимита кассы не включаются средства, которые предусмотрены для выплаты заработной платы нерезидентам и на командировки работников за границу. В таком случае установления лимита сверхлимитные остатки наличной инвалюты подлежат сдаче в уполномоченный банк и зачислению на текущий инвалютный счет. Правда, если субъекты хозяйствования работают в выходные и праздничные дни, то они могут превышать установленный лимит остатка иностранной валюты в кассе, но не позднее следующего рабочего дня банка должны сдать в уполномоченный банк сверхлимитные остатки.

Согласно п. 8.12 Правил № 200 финансовые учреждения, получившие генеральную лицензию НБУ на осуществление валютных операций, и национальный оператор почтовой связи самостоятельно определяют для собственных касс порядок расчета лимита кассы с учетом особенностей деятельности режима работы, объемов наличных поступлений (расходов), сроков сдачи наличности и прочее и на основании указанного устанавливают размер лимита для собственных касс.

Во всех же других случаях лимит кассы в иностранной валюте предприятиям не устанавливается.

9. Бухгалтерский учет операций с наличными денежными средствами

Для обобщения информации о наличии и движении денежных средств в национальной и иностранной валютах в кассе предприятия Инструкцией № 291 предусмотрен синтетический счет 30 «Касса», имеющий следующие субсчета:

301 «Касса в национальной валюте»;

302 «Касса в иностранной валюте».

На предприятиях, где работают операционные кассы (продажа билетов, оплата услуг связи, обмен валюты и т. п.), к счету 30 «Касса» открываются дополнительные субсчета:

303 «Операционная касса в национальной валюте»;

304 «Операционная касса в иностранной валюте».

Поступление наличных денежных средств в кассу предприятия отражается по дебету счета 30 «Касса».

Выдача наличности из кассы предприятия отражается по кредиту счета 30 «Касса».

Наличные денежные средства в иностранной валюте на субсчетах 302 «Касса в иностранной валюте» и 304 «Операционная касса в иностранной валюте» учитываются одновременно в денежной единице Украины — гривнях (в сумме, определенной путем пересчета иностранной валюты по курсу НБУ на дату осуществления операции) и в той иностранной валюте, в которой осуществляются расчеты и платежи. Поэтому для учета иностранной валюты по ее видам на предприятиях, осуществляющих наличные расчеты в иностранной валюте, открываются субсчета второго порядка в разрезе каждого вида валют. Например:

— 3021 «Касса в долларах США»;

— 3022 «Касса в ЕВРО»;

— 3023 «Касса в российских рублях» и т. д.

Корреспонденция счетов по наиболее распространенным хозяйственным операциям с наличными денежными средствами представлена в табл. 1.

Таблица 1

№ п/п Содержание операции Бухгалтерский учет Дт Кт 1 2 3 4 Поступление денежных средств в кассу предприятия 1 Отражен возврат долгосрочных финансовых инвестиций наличными денежными средствами в кассу инвестора 301 14 2 Возвращены суммы ранее выданных авансов на капитальное строительство 301 151 3 Оприходованы в кассу предприятия денежные средства в погашение задолженности по финансовой аренде 301 181 4 Погашена задолженность по векселям, полученным в обеспечение долгосрочной дебиторской задолженности 301 182 5 Оприходованы в кассу предприятия денежные средства в погашение задолженности работников по долгосрочной ссуде 301 183 6 Оприходована в кассу предприятия дневная выручка, сданная операционной кассой 301 303 7 Получены по чеку денежные средства с текущего счета предприятия в банке 301 311 8 Получена в учреждении банка иностранная валюта с текущего счета предприятия в кассу 302 312 9 Оприходованы денежные средства, полученные в погашение краткосрочной задолженности, обеспеченной векселем 301 341 10 Оприходованы денежные средства, полученные от покупателя в качестве оплаты за отгруженные ранее товары (работы, услуги) 301 361 11 Возвращен аванс, ранее выданный поставщику товаров (работ, услуг), в кассу предприятия 301 371 12 Возвращен подотчетным лицом в кассу предприятия остаток неизрасходованных подотчетных сумм:
— в национальной валюте
— в иностранной валюте

301
302

372
372

13 Получены дивиденды от объекта инвестирования в кассу предприятия-инвестора 301 373 14 Получены денежные средства, взысканные с поставщиков, подрядчиков и других организаций, в погашение задолженности, а также суммы штрафов, пени, неустоек по предъявленным претензиям 301 374 15 Приняты в кассу наличные в качестве возмещения виновным лицом причиненного ущерба 301 375 16 Погашена виновным лицом сумма недостачи в иностранной валюте 302 375 17 Получены денежные средства от работников предприятия в качестве компенсации стоимости путевки, телефонных переговоров и т. п. от юридических и физических лиц в погашение задолженности по аренде, за проданные предприятием необоротные активы и т. д. 301 377 18 Получены от учредителя предприятия денежные средства в сумме, превышающей его долю в уставном капитале (без решения об изменении уставного капитала) 301 422 19 Получены денежные средства от перепродажи акций (долей) 301 451 20 Оприходована наличность, внесенная в кассу предприятия в погашение задолженности учредителя по взносу в уставный капитал:
— в национальной валюте
— в иностранной валюте

301
302

46
46

21 Оприходованы денежные средства, полученные в качестве долгосрочного займа 301 50 22 Отражено размещение долгосрочных облигаций за наличные по номинальной стоимости 301 521 23 Отражена сумма полученной премии (превышение стоимости продажи облигации над ее номинальной стоимостью) 301 522 24 Получены денежные средства в качестве долгосрочной финансовой помощи на возвратной основе 301 55 25 Получены денежные средства в виде краткосрочной возвратной финансовой помощи (краткосрочного займа) 301 60 26 Получена денежная доплата при товарообменных (бартерных) операциях 301 631 27 Возвращена в кассу предприятия излишне выданная заработная плата работнику предприятия 301 661 28 Получены денежные средства в кассу предприятия в качестве предварительной оплаты (с учетом НДС) 301 681 29 Получены денежные средства в порядке внутренних расчетов с дочерним предприятием 301 682 30 Получены денежные средства в порядке внутрихозяйственных расчетов с внутрихозяйственными единицами или хозяйствами, выделенными на отдельный баланс 301 683 31 Получены денежные средства в оплату стоимости подписки на газеты, журналы, периодические и справочные издания; выручки от продажи билетов транспортных и театрально-зрелищных предприятий, абонентской платы за пользование средствами связи, авансовые арендные платежи и др. 301 69 32 Получены денежные средства от реализации готовой продукции, товаров, работ и услуг (с учетом НДС) 301 701, 702, 703 33 Получены денежные средства в оплату стоимости реализованных оборотных активов (производственные запасы, малоценные и быстроизнашивающиеся предметы) (с учетом НДС) 301 712 34 Получена сумма арендной платы за имущество, предоставленное в оперативную аренду (с учетом НДС) 301 713 35 Отражена положительная курсовая разница, образовавшаяся в результате пересчета остатка имеющейся в кассе предприятия иностранной валюты в связи с изменением валютного курса на дату баланса 302 714 36 Оприходованы денежные средства, полученные в качестве оплаты суммы неустойки (штрафа, пени) за нарушение хозяйственного договора, также суммы по возмещению понесенных убытков 301 715 37 Оприходована сумма квартплаты, платы за содержание детей в детских дошкольных учреждениях и др. 301 719 38 Получены дивиденды от предприятий, которые не являются ассоциированными, дочерними, совместными 301 731 39 Получены проценты по облигациям и другим ценным бумагам, вознаграждение за сданные в финансовую аренду необоротные активы 301 732 40 Получены денежные средства от реализации финансовых инвестиций 301 741 41 Оприходованы в кассу предприятия денежные средства за реализованные необоротные активы (с учетом НДС) 301 742 42 Получены денежные средства от страховой компании в качестве возмещения убытков от чрезвычайных событий 301 751 Выдача денежных средств из кассы предприятия 43 Выданы из кассы предприятия-заказчика денежные средства, предназначенные для финансирования капитального строительства 151 301 44 Сданы в банк оприходованные в кассе денежные средства в национальной валюте и зачислены на текущий счет предприятия 311 301 45 Сдана в банк и зачислена на текущий счет иностранная валюта из кассы предприятия 312 302 46 Денежные средства внесены в кассу банка или почтовое отделение для дальнейшего их зачисления на текущие или другие счета предприятия 333 301 47 Приобретена текущая финансовая инвестиция за наличные денежные средства 35 301 48 Возвращены из кассы предприятия покупателю или заказчику ранее полученные от него денежные средства при возврате им товаров 361 301 49 Уплачен аванс наличными денежными средствами 371 301 50 Выдана наличность из кассы в подотчет 372 301 51 Выдана иностранная валюта из кассы на командировочные расходы 372 302 52 Списана на виновное лицо недостача денежных средств в кассе предприятия (виновное лицо установлено) 375 301 53 Отнесена на виновное лицо сумма недостачи в иностранной валюте (виновное лицо установлено) 375 302 54 Оплачены авансом наличными денежными средствами арендные платежи 39 301 55 Осуществлен выкуп акций наличными денежными средствами 45 301 56 Погашена сумма долгосрочного процентного займа наличными денежными средствами 505 301 57 Погашены долгосрочные векселя наличными денежными средствами 511 301 58 Погашены долгосрочные обязательства по облигациям наличными денежными средствами 521 301 59 Погашены обязательства по долгосрочной финансовой аренде наличными денежными средствами 53 301 60 Возвращена долгосрочная финансовая помощь на возвратной основе наличными денежными средствами 55 301 61 Погашена краткосрочная финансовая помощь на возвратной основе 60 301 62 Погашена текущая задолженность по долгосрочным обязательствам 611 301 63 Погашена задолженность, обеспеченная краткосрочным векселем, наличными денежными средствами 621 301 64 Погашена задолженность перед поставщиками и подрядчиками за поставленные товары, выполненные работы, предоставленные услуги наличными денежными средствами 631 301 65 Погашена задолженность предприятия перед фондами социального страхования и страховыми организациями наличными денежными средствами 65 301 66 Произведены выплаты работникам наличными из кассы предприятия 66 301 67 Погашена задолженность по дивидендам перед учредителями (участниками) предприятия наличными денежными средствами 671 301 68 Выплачена учредителю (участнику) стоимость части активов предприятия в связи с его выходом из состава учредителей наличными денежными средствами 672 301 69 Возвращен ранее полученный аванс от покупателей и заказчиков
(с учетом НДС) 681 301 70 Погашена задолженность перед производственными единицами и хозяйствами, выделенными на отдельный баланс наличными денежными средствами 683 301 71 Оплачены проценты наличными денежными средствами за использование имущества, полученного в пользование (арендные лизинговые платежи) 684 301 72 Погашена прочая кредиторская задолженность наличными денежными средствами 685 301 73 Оплачены расходы, относящиеся к общепроизводственным наличными денежными средствами 91 301 74 Использованы наличные денежные средства на административные цели 92 301 75 Оплачены наличными расходы предприятия, связанные со сбытом продукции 93 301 76 Оплачены наличными расходы предприятия, относящиеся к прочим расходам операционной деятельности 94 301 77 Отражена отрицательная курсовая разница, образовавшаяся в результате пересчета остатка имеющейся в кассе предприятия иностранной валюты в связи с изменением валютного курса на дату баланса 945 302 78 Отражена недостача иностранной валюты в кассе предприятия (в случае если виновное лицо не установлено) 947 302 79 Уплачены проценты за пользование прочими заемными средствами 952 301 80 Отражено использование наличных денежных средств на покрытие расходов обычной деятельности 97 301 81 Отражено использование наличных на покрытие расходов вследствие чрезвычайных событий 99 301

10. Особенности операций с наличными у частных предпринимателей

Согласно абзацу первому Положения № 637 порядок ведения кассовых операций, предусмотренный этим документом, распространяется не только на предприятия, но также и на физических лиц — предпринимателей. Поэтому все частные предприниматели при проведении наличных расчетов должны учитывать требования этого документа. В то же время порядок ведения кассовых операций для частных предпринимателей имеет ряд особенностей по сравнению с порядком, предусмотренным для юридических лиц. Рассмотрим, какие же требования Положения № 637 обязаны соблюдать частные предприниматели, а какие на них не распространяются.

10.1. Касса частного предпринимателя

Напомним, что Положением № 637 предусмотрено следующее определение термина «касса»: «…кассапомещение или место осуществления наличных расчетов, а также приема, выдачи, хранения наличных средств, прочих ценностей, кассовых документов».

Как видим, частные предприниматели для проведения наличных расчетов обязаны иметь кассу. При этом кассой может считаться как отдельное помещение, так и отдельно отведенное место проведения расчетов. У частного предпринимателя, который не имеет возможности выделить для помещения кассы отдельную комнату, кассой будет считаться место, где он:

— проводит наличные расчеты: принимает деньги от покупателей с использованием РРО или РК (или без них); выдает наличные: выплачивает зарплату, выдает авансы на командировку, а также денежные средства под отчет и т. д.;

— хранит наличные денежные средства, КУРО, Книгу учета доходов и расходов.

Однако к частным предпринимателям, в отличие от предприятий — юридических лиц, не предъявляются особые требования относительно обустройства кассы и укрепления ее помещения.

Еще одно требование Положения № 637, которое не распространяется на частных предпринимателей, касается установления лимита кассы и соблюдения сроков сдачи наличности. Законодатели учли, что на предпринимателей не распространяются нормы действующего законодательства об обязательном открытии текущего счета в банке. Поэтому п. 2.7 этого документа предусмотрено, что предпринимателям лимит кассы и сроки сдачи наличной выручки (наличности) не устанавливаются.

Следовательно, частный предприниматель может не сдавать в банк наличную выручку любое количество дней и независимо от суммы.

Еще один момент, о котором следует помнить частным предпринимателям, осуществляющим наличные расчеты, касается патентования торговой деятельности за наличные денежные средства.

Так, согласно Закону о патентовании частные предприниматели на общей системе налогообложения, осуществляющие торговую деятельность за наличные, должны приобретать торговый патент. Случаи, когда приобретать торговый патент нет необходимости, перечислены на с. 90.

В свою очередь физические лица — предприниматели, осуществляющие торговую деятельность с лотков, прилавков и уплачивающие рыночный сбор (плату) в пределах рынков всех форм собственности, могут торговать без приобретения торгового патента (п. 3 ст. 1 Закона о патентовании). Не нужен торговый патент и частным предпринимателям, уплачивающим единый и фиксированный налоги. Льгота для предпринимателей — плательщиков фиксированного налога предусмотрена п. 2 ст. 1 Закона о патентовании, а единоналожников освобождает от приобретения торгового патента ст. 6 Указа № 727.

10.2. Документальное оформление кассовых операций

Как предусмотрено п. 2.6 Положения № 637, вся наличность, поступающая в кассы, должна быть своевременно и в полной сумме оприходоваться. Это правило распространяется как на предприятия, так и на физических лиц — предпринимателей.

Напомним: для того чтобы наличные денежные средства считались оприходованными в кассе предприятия, каждое поступление наличных средств (выручка от реализации, внереализационные поступления, поступление денежных средств из банка) должно быть оформлено приходным кассовым ордером и соответствующей записью в кассовой книге.

В то же время в соответствии с п. 4.2 Положения № 637 частные предприниматели кассовую книгу не ведут.

Требование относительно обязательного оформления наличных операций приходными и расходными кассовыми ордерами установлено только для юридических лиц. Данный вывод основывается на том, что форма кассовых ордеров, а также порядок их заполнения, описанный в гл. 3 Положения № 637, предусматривает оформление этих документов только предприятиями, учреждениями и организациями (кассовые ордера оформляются бухгалтерией предприятий, в них предусмотрены такие обязательные реквизиты, как подпись главного бухгалтера и/или руководителя предприятия и т. д.). Кроме того, косвенным подтверждением того, что физические лица — предприниматели не обязаны оформлять наличные расчеты путем выписки кассовых ордеров, является тот факт, что частные предприниматели не упоминаются по тексту гл. 3 «Порядок оформления кассовых операций» Положения № 637, а значит, ее нормы на них не распространяются.

Аналогичные выводы о неприменении частными предпринимателями кассовых ордеров делает НБУ в письме от 30.10.2006 г. № 25-113/2453-11507, а также Госкомпредпринимательства в письме от 16.03.2005 г. № 1679.

Каким же образом в таком случае оформляется оприходование и выдача наличности частными предпринимателями?

Частные предприниматели должны производить оформление наличных расчетов в зависимости от вида и специфики своей деятельности согласно требованиям действующего законодательства.

Так, функции кассовой книги, в которой согласно абзацу второму п. 2.2 Положения № 637 осуществляется учет операций с наличными, у частных предпринимателей выполняет Книга учета доходов и расходов (по форме № 10).

Если частный предприниматель осуществляет расчеты с покупателями с применением РРО или РК, то оприходованием наличности будет осуществление учета указанных наличных средств в полной сумме их фактических поступлений в книге учета расчетных операций на основании фискальных отчетных чеков РРО (данных РК). В свою очередь данные КУРО должны быть перенесены в Книгу учета доходов и расходов (форма № 10).

В подтверждение получения денег от покупателя частные предприниматели, осуществляющие расчетные операции в наличной форме, обязаны выдавать расчетный документ на полную сумму произведенной операции (п. 2 ст. 3 Закона об РРО). При применении РРО или РК таким расчетным документом являются: фискальный кассовый чек, расчетная квитанция, упрощенная расчетная квитанция. Формы этих документов приведены в приложениях к Положению № 614.

Если частный предприниматель имеет право осуществлять наличные расчеты без применения РРО и РК, то оприходованием наличных для него будет считаться проведение учета поступивших наличных напрямую в Книге учета доходов и расходов.

Документом, подтверждающим факт продажи товаров, а также получение денег в таком случае может быть товарный чек произвольной формы с надписью: «Оплачено».

В соответствии с п. 1 ст. 14 Декрета о подоходном налоге частный предприниматель, торгующий на рынке и уплачивающий фиксированный налог путем приобретения патента, освобожден от обязательного ведения учета доходов и расходов. Такие частные предприниматели могут не вести Книгу учета доходов и расходов, а следовательно и не вести учет движения денежных средств.

А теперь что касается оформления частными предпринимателями, использующими наемный труд, выплаты заработной платы своим работникам.

Положение № 637 не содержит требования относительно выплаты частыми предпринимателями заработной платы по ведомости. Но такое требование содержит другой нормативный документ, а именно Закон о пенсионном страховании.

Так, согласно п. 2 ст. 17 этого Закона частные предприниматели обязаны вести и хранить документы, касающиеся выплаты застрахованным лицам — работникам заработной платы. Именно такими документами являются платежная и расчетно-платежная ведомости, форма которых утверждена приказом № 144.

При этом обращаем внимание, что выплаты вознаграждений лицам, которые выполняют для предпринимателя работы по договорам гражданско-правового характера, в платежной (расчетно-платежной) ведомости не указываются. В таком случае по желанию получателя денежных средств факт их выплаты может быть оформлен частным предпринимателем любым письменным документом, составленным в произвольной форме.

10.3. Ответственность за несоблюдение 10-тысячного ограничения

Согласно требованиям п. 2.3 Положения № 637 сумма наличных расчетов одного предпринимателя с другим предпринимателем (предприятием) в течение одного дня по одному или нескольким платежным документам не должна превышать 10 тыс. грн. Как видим, 10-тысячное ограничение распространяется и на физических лиц — предпринимателей.

В то же время размер штрафных санкций за превышение данного ограничения определяется путем сравнения остатка наличности на конец дня (с учетом суммы наличных расчетов, превышающей 10 тыс. грн.) с установленным лимитом остатка наличных средств в кассе. Но как уже было отмечено выше, лимит кассы для частных предпринимателей не устанавливается. Поэтому к частному предпринимателю не применимы штрафные санкции за превышение установленного лимита кассы, предусмотренные Указом № 436. Это подтверждает и НБУ в своем письме от 08.11.2002 г. № 11-113/1941.

Теоретически частный предприниматель может понести ответственность за превышение 10-тысячного ограничения, но уже по ст. 1642 КоАП. Эта статья предусматривает ответственность за нарушение правил ведения кассовых операций в виде штрафа в размере от 8 до 15 ннмдг (от 136 до 255 грн.).

Однако здесь следует учесть, что рассматривать дела об административных правонарушениях по ст. 1642 КоАПи налагать штрафные санкции по этой статье имеют право органы контрольно-ревизионной службы Украины. Поскольку органы КРУ проверяют частных предпринимателей очень редко (как правило, только если предприниматель работает с бюджетными учреждениями), то вероятность понести административную ответственность также незначительна.

11. Контроль за соблюдением порядка осуществления операций с наличностью

Контроль за соблюдением порядка осуществления операций с наличностью можно разделить на внутренний и внешний.

Внутренний контроль за соблюдением порядка ведения операций с наличностью путем регулярного проведения инвентаризации кассы осуществляется силами самого предприятия. Кроме того, в ходе проведения документальных ревизий обязательно проводят инвентаризацию касс и проверяют соблюдение порядка ведения кассовых операций:

— вышестоящие организации (при их наличии) на всех подведомственных предприятиях;

— аудиторы (аудиторские фирмы) в соответствии с заключенными договорами.

В хозяйственных обществах, если это предусмотрено их уставом, такие ревизии проводят ревизионные комиссии.

Внешний контроль осуществляют контролирующие органы в соответствии с законодательством.

Остановимся подробнее на порядке осуществления внутреннего и внешнего контроля за работой кассы. И начнем с описания сроков, порядка проведения и документального оформления результатов инвентаризации кассы.

11.1. Подготовка к проведению инвентаризации

В соответствии с п. 4.10 Положения № 637 инвентаризация касс проводится с целью контроля за сохранностью наличных денежных средств на предприятиях.

Согласно п. 2 ст. 10 Закона о бухучете объекты и периодичность проведения инвентаризации определяются собственником (руководителем) предприятия, кроме случаев, когда ее проведение является обязательным согласно законодательству. Перечень таких обязательных оснований для проведения инвентаризации активов и обязательств предприятия, в том числе наличных денежных средств в кассе, установлен п. 3 Инструкции № 69.

Так, в обязательном порядке инвентаризация проводится, в частности:

— перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;

— при смене материально ответственного лица (на день приема-передачи дел);

— при установлении фактов хищений или злоупотреблений (на день установления таких фактов) и т. д.

Таким образом, периодичность и сроки проведения инвентаризации кассы устанавливаются руководителем предприятия с учетом перечня обязательных оснований для ее проведения, предусмотренных Инструкцией № 69. В то же время с целью предотвращения злоупотреблений со стороны кассиров инвентаризацию желательно проводить не реже одного раза в квартал.

Инвентаризация кассы осуществляется на основании соответствующего приказа руководителя. Приведем образец составления такого приказа.

Для проведения инвентаризации кассы на предприятии назначается специальная инвентаризационная комиссия.

Перед началом инвентаризации комиссии необходимо получить от лица, ответственного за сохранность денежных средств, последний кассовый отчет, в котором определен остаток денежных средств на день инвентаризации. К отчету должны быть приложены все приходные и расходные кассовые документы, по которым в течение дня были получены или выданы денежные средства. Кроме того, кассир должен дать расписку о том, что все документы сданы в бухгалтерию, все поступившие денежные средства полностью оприходованы, а выбывшие — списаны в расход. Эта расписка приведена на титульной стороне Акта о результатах инвентаризации наличных денежных средств (приложение 1 к Положению № 637).

11.2. Порядок проведения инвентаризации

Инвентаризация кассы проводится в такой последовательности:

— подсчитывается фактическое наличие в кассе наличных денежных средств, денежных документов, ценных бумаг и т. д.;

— проверяется правильность оприходования и списания наличных денежных средств, а также оформления денежных документов;

— оформляется Акт о результатах инвентаризации наличных средств. Инвентаризационная комиссия определяет фактическое наличие денежных средств и других ценностей путем полного покупюрного пересчета всех наличных средств, ценных бумаг, чековых книжек и денежных документов, находящихся в кассе предприятия. Остаток наличности в кассе сверяют с данными учета по кассовой книге.

Основными документами, которые подлежат изучению при проведении инвентаризации, являются:

— кассовая книга (типовая форма № КО-4);

— приходные кассовые ордера (типовая форма № КО-1) и расходные кассовые ордера (типовая форма № КО-2);

— Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов (типовая форма № КО-3 или КО-3а);

— реестр депонированной заработной платы;

— Книга учета принятых и выданных кассиром денег (типовая форма № КО-5).

В случае ведения кассовой книги в электронном виде следует обратить внимание на правильность работы программных средств обработки кассовых документов.

Наличность, хранящаяся в кассе, но не подтвержденная кассовыми документами, считается излишком наличности в кассе. Излишек оприходуется и засчитывается в доход предприятия. Сумма недостачи возмещается в порядке, предусмотренном КЗоТ.

В связи с тем, что с лицом, выполняющим обязанности кассира, заключается договор о полной материальной ответственности, сумма недостачи, возникшая по вине кассира, взыскивается с него в полном объеме.

При этом кассир предприятия имеет право добровольно возместить недостачу путем внесения денежных средств в кассу предприятия или на текущий счет. Кроме того, с согласия собственника предприятия или уполномоченного им органа кассир может покрыть недостачу путем передачи предприятию равноценного имущества (ст. 130 КЗоТ).

Если работник добровольно не возмещает сумму недостачи, то следует руководствоваться нормами ст. 136 КЗоТ. Так, если сумма недостачи не превышает величины среднего месячного заработка кассира, то возмещение осуществляется по распоряжению собственника предприятия или уполномоченного им органа путем удержания из заработной платы. При этом следует помнить об ограничении размера отчислений из заработной платы, установленном ст. 128 КЗоТ. А именно при каждой выплате заработной платы общий размер отчислений не может превышать 20 % заработной платы, подлежащей выплате работнику, а в случаях, отдельно предусмотренных законодательством Украины, — 50 %.

Если работник не согласен с суммой нанесенного предприятию ущерба или с его возмещением из заработной платы, то трудовой спор по его заявлению рассматривается в судебном порядке.

В случаях, когда величина недостачи превышает величину среднего месячного заработка, возмещение ущерба осуществляется путем предъявления иска в суд.

После окончания проведения инвентаризации комиссия определяет ее результат и составляет Акт о результатах инвентаризации наличных денежных средств (приложение 1 к Положению № 637). В Акте указываются данные о фактическом наличии денежных средств и других ценностей в кассе предприятия. В случае выявления в результате инвентаризации недостач или излишков ценностей в кассе в акте указывается сумма недостачи или излишка, а также описываются причины, по которым они возникли.

Акт составляется в двух экземплярах и подписывается членами инвентаризационной комиссии и материально ответственным лицом. При этом один экземпляр Акта передается в бухгалтерию предприятия, а другой остается у материально ответственного лица.

В случае проведения инвентаризации при смене материально ответственных лиц Акт составляется в трех экземплярах — для материально ответственного лица, передающего ценности, материально ответственного лица, принимающего ценности, а также бухгалтерии.

Образец Акта о результатах инвентаризации наличия средств приведен ниже.

11.3. Внешний контроль за соблюдением кассовой дисциплины

Как уже было отмечено выше, внешний контроль за соблюдением порядка ведения операций с наличностью осуществляют контролирующие органы. Указом № 436 к таким органам отнесены:

— органы государственной налоговой службы;

— органы государственной контрольно-ревизионной службы;

— органы Министерства внутренних дел Украины;

— финансовые органы.

Перечисленные контролирующие органы могут принимать участие в проведении совместных проверок.

Периодичность проведения внешних проверок и срок, в течение которого они осуществляются, определяют непосредственно контролирующие органы.

Перечень предприятий, которые подлежат проверке за конкретный период, определяется с учетом объемов осуществляемых ими операций с наличностью.

Порядок проведения и документального оформления проверок соблюдения предприятиями кассовой дисциплины регулирует гл. 7 Положения № 637.

Во время проверки выясняются структура предприятия, количество открытых текущих счетов в банках, наличие у него налогового долга, результаты ранее проводимых проверок и соблюдение им порядка ведения операций с наличностью.

Основными направлениями проведения проверок контролирующими органами являются:

— правильность ведения кассовой книги и кассовых документов и их оформление;

— соблюдение порядка оприходования наличности в кассе;

— соблюдение установленного лимита остатка наличности в кассе;

— контроль за выдачей и использованием значительных сумм наличности;

— соблюдение действующего порядка расходования наличности из выручки;

— соблюдение порядка выдачи наличности под отчет и ее использования;

— соблюдение предельных ограничений на осуществление наличных расчетов.

При проверке кассовой книги устанавливается сам факт ее наличия на предприятии, а также:

— соответствие оформления кассовой книги требованиям действующего законодательства (книга должна быть прошнурована, пронумерована, а также скреплена печатью предприятия и подписями руководителя и главного бухгалтера);

— правильность ведения кассовой книги, оформления в ней кассовых операций по приему и выдаче наличных денежных средств;

— соответствие указанных в кассовой книге сумм принятой и выданной наличности данным приходных и расходных кассовых ордеров;

— наличие подписи бухгалтера, который проверил записи в кассовой книге относительно количества принятых им кассовых ордеров;

— правильность подсчета в кассовой книге фактических остатков наличности в кассе на конец дня, а также правильность переноса сумм остатков наличных средств с одной страницы на другую.

Во время проверки определяется правильность заполнения всех реквизитов приходных и расходных кассовых ордеров и расходных ведомостей (наличие дат, номеров, сумм, указание оснований для выписки, наличие подписей должностных лиц и получателей средств, печатей и штампов, оформление депонированных сумм и т. д.). По отдельным платежным (расчетно-платежным) ведомостям может выборочно пересчитываться сумма выплаченной наличности (п. 7.9 Положения № 637).

В случае выявления во время проверок расходных кассовых ордеров или платежных (расчетно-платежных) ведомостей, в которых выдача наличности из кассы не подтверждена подписью получателя, сумма наличности по таким расходным документам прибавляется к остатку наличности в кассе только в день, в котором оформлены указанные расходные документы, и в дальнейшем эта сумма не принимается в расчет сверхлимитных остатков наличности.

Во время проверки устанавливаются наличие у предприятия Журнала регистрации приходных и расходных кассовых документов и Книги учета принятых и выданных кассиром денег, а также правильность их ведения. Кроме того, анализируется правильность отражения в кассовых документах номеров корреспондирующих счетов, соответствие корреспонденции счетов, указанных в кассовой книге и в кассовых ордерах, наличие необходимых документов, которые прилагаются к кассовым ордерам и являются основанием для выдачи наличности (заявления, накладные, счета, справки и т. п.), и отметок об их погашении. В кассовых документах, которые вызывают сомнения относительно их подлинности, проверяется достоверность подписей получателей средств и должностных лиц предприятия (п. 7.10 Положения № 637).

При проверке полноты и своевременности оприходования средств, которые поступили в кассу от осуществления хозяйственной деятельности, записи в кассовой книге сверяются по суммам и срокам с данными соответствующих приходных кассовых ордеров. Проверяется также факт регистрации указанных ордеров (по суммам и датам) в Журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов.

Во время проверки соблюдения предприятием лимита кассы:

— определяется наличие самостоятельно установленного предприятием лимита кассы и соответствие его расчета требованиям Положения № 637;

— проверяется самостоятельное доведение предприятием, имеющим обособленные подразделения, установленных сумм лимита своим обособленным подразделениям соответствующими приказами, распоряжениями или другими распорядительными документами (п. 7.21 Положения № 637);

— проверяется соблюдение предприятием установленного лимита кассы (п. 7.22 Положения № 637). При этом для определения сверхлимитных остатков наличности в кассе сравниваются записи о фактических остатках наличности в кассе по кассовой книге с установленным лимитом кассы за каждый день, независимо от того, осуществлялись ли в этот день кассовые обороты (поступление и расходование наличности) или нет. В случае выявления превышения лимита кассы выясняется, в течение какого времени (в днях) и какие сверхлимитные суммы не сдавались в установленные сроки в банк и по каким причинам, а также выводится общая сумма сверхлимитных остатков.

Приведем пример расчета сверхлимитных остатков наличности в кассе.

Пример 11.1. Лимит кассы предприятию установлен в сумме 500,00 грн. Остаток наличных денежных средств на 07.01.2008 г. составил 350,23 грн. Предприятие работает без выходных и не имеет договора на инкассацию и сдачу наличной выручки в вечернюю кассу банка.

Расчет превышения лимита кассы приведен в табл.1.

Таблица 1

Дата Остаток наличных денежных средств на начало дня Поступление наличных денежных средств в кассу Выдача наличных денежных средств из кассы Остаток наличных денежных средств на конец дня В том числе по платежным ведомостям в дни выплат, связанных
с оплатой труда
Лимит кассы Сверх имитные остатки за каждый день 07.01.2008 350,23 — — 350,23 — 500,00 — 08.01. 2008 350,23 9378,62 469,93 9258,92 9228,62 500,00 — 09.01. 2008 9258,92 2780,50 2780,50 9258,92 9228,62 500,00 — 10.01. 2008 9258,92 1360,00 10508,62 110,30 — 500,00 — 11.01. 2008 110,30 1450,69 986,69 574,30 — 500,00 — 12.01. 2008 574,30 2890,75 2965,05 500,0 — 500,00 — 13.01. 2008 500,00 1875,00 2300,00 75,00 — 500,00 — 14.01. 2008 75,00 580,72 600,00 55,72 — 500,00 —

Из табл. 11.1 видно, что остаток наличных в кассе предприятия на конец дня был больше установленного лимита три раза — 08.01.2008 г., 09.01.2008 г. и 11.01.2008 г. Однако во всех этих случаях остаток наличности в кассе не будет считаться сверхлимитным для целей привлечения к ответственности за несоблюдение предприятием установленного лимита кассы.

Два дня — 08.01.2008 г. и 09.01.2008 г. в кассе предприятия хранились наличные денежные средства на выплату заработной платы в сумме 9228,62 грн. Напомним, что в соответствии с п. 2.10 Положения № 637 предприятия имеют право хранить в своей кассе наличные денежные средства, полученные в банке для выплат, относящихся к фонду оплаты труда, сверх установленного лимита кассы в течение 3 рабочих дней, включая день получения наличности в банке. Поэтому остатки наличности в кассе предприятия на конец дня (08.01.2008 г. и 09.01.2008 г.) не считаются сверхлимитными.

Не было превышения лимита кассы и 11.01.2008 г. Такой вывод можно сделать, обратившись к п. 5.10 Положения № 637, согласно которому наличные денежные средства не считаются сверхлимитными в день их поступления, если они были сданы в сумме, превышающей установленный лимит кассы, в обслуживающий банк не позднее следующего рабочего дня банка или были выданы для использования предприятием в соответствии с законодательством (без предварительной сдачи их в банк и одновременного получения из кассы банка на указанные нужды) на следующий день на нужды, связанные с деятельностью предприятия.

Контроль за установлением и соблюдением предприятиями установленных лимитов кассы (как и за сроками сдачи из кассы наличной выручки) осуществляют органы государственной налоговый службы Украины (п. 7.50 Положения № 637).

Если в ходе проверки предприятия были выявлены нарушения, то по ее результатам составляется Акт о проверке соблюдения порядка ведения операций с наличностью (форма акта приведена в приложении 3 к Положению № 637) в трех экземплярах.

В Акте проверки излагается содержание нарушения с соответствующим его обоснованием. Акт содержит выводы о результатах проверки, а также рекомендации руководству предприятия относительно устранения выявленных недостатков. Акт подписывается должностными лицами, проводившими проверку, а также руководителем предприятия и главным бухгалтером. Первый экземпляр акта направляется органам государственной налоговой службы Украины по месту государственной регистрации предприятия для принятия мер, предусмотренных действующим законодательством. Второй экземпляр Акта передается непосредственно соответствующему предприятию, а третий — остается в документах контролирующего органа.

Если нарушения не выявлены, то должностные лица, проводившие проверку, составляют справку произвольной формы, в которой указываются наименование предприятия, на котором проводилась проверка, срок проверки, ссылка на соответствующую норму законодательства, согласно которому проводилась проверка, проверяемые вопросы. Справка подписывается должностными лицами, которые проводили проверку, а также руководителем и главным бухгалтером предприятия.

Руководитель предприятия или лицо его замещающее имеет право при составлении Акта о проверке не согласиться с ее результатами и представить относительно этого соответствующие обоснованные замечания (объяснения) в письменной форме, которые прилагаются к Акту о проверке. Результаты проверки соблюдения порядка ведения кассовых операций рассматриваются руководством предприятия, как правило, в трехдневный срок после ее окончания.

В зависимости от специфики деятельности проверяемого предприятия и задач контролирующих органов во время проверки могут рассматриваться и другие вопросы, которые не предусмотрены
гл. 7 Положения № 637, и использоваться другие формы актов проверок, нежели предусмотрены в приложении 3 к Положению № 637.

12. Ответственность в сфере наличного обращения

Ответственность за нарушение в сфере наличного обращения установлена Указом № 436.

Право применять к нарушителям порядка ведения операций с наличностью штрафные санкции предоставлено налоговым органам на основании материалов проведенных ими проверок и представлений государственной контрольно-ревизионной службы, финансовых органов и органов МВД в установленном законодательством порядке и в размерах, действующих на день завершения проверок или на день получения органами государственной налоговой службы указанных представлений (см. ст. 2 Указа № 436 и письмо ГНАУ от 12.07.2002 г. № 10918/7/23-2117). Обмен информацией между органами ГКРС Украины и ГНАУ осуществляется в соответствии с Порядком № 143/514.

Обращаем внимание: нормы Указа № 436 не касаются порядка осуществления расчетных операций в сфере торговли, общественного питания и услуг, который регулируется нормами Закона об РРО. Также следует помнить, что штрафные санкции, предусмотренные Указом № 436, не применяются за нарушение правил использования наличной иностранной валюты.

Информацию о санкциях, применяемых к нарушителям налично-денежного обращения, установленных Указом № 436, приведем в табл.1.

Таблица1

Нарушение Размер штрафной санкции согласно ст. 1 Указа № 436 Примечание 1 2 3 Превышение установленных лимитов остатка наличности в кассе 200 % суммы выявленной сверхлимитной наличности за каждый день В настоящее время любые поступления средств в кассу сверх лимита при условии их сдачи в банк или использования на хозяйственные нужды на следующий день не считаются сверхлимитными Неоприходование (неполное или несвоевременное оприходование) в кассах наличности 500 % неоприходованной суммы Согласно п. 2.6 Положения № 637 вся наличность, поступающая в кассы, должна быть своевременно (в день получения наличных средств) и в полной сумме оприходована.
Выявление во время проверки нарушения данной нормы грозит предприятию штрафом, который применяется за каждый факт неоприходования (неполного и/или несвоевременного оприходования).
Учтите также, что п. 7.18 Положения № 637 дает право контролирующим органам применять соответствующие встречные документальные проверки, проводимые непосредственно у предприятий-покупателей (заказчиков), которые уплатили наличные средства, путем привлечения соответствующих первичных документов и взаимной сверки кассовых документов получателей наличности с данными покупателей Превышение установленных сроков использования выданной под отчет наличности, а также выдача наличных средств под отчет без полного отчета за ранее выданные средства 25 % выданных под отчет сумм Одновременно со штрафом, налагаемым на предприятие за несвоевременный возврат наличности, выданной под отчет, на основании п.п. 9.10.2 ст. 9 Закона № 889 штраф в размере 15 % своевременно не возвращенной суммы налагается на работника (см. с. 49) Проведение наличных расчетов без выдачи получателем средств платежного документа (товарного или кассового чека, квитанции к приходному ордеру, другого письменного документа), подтверждающего уплату покупателем наличных средств В размере уплаченных средств На первый взгляд эта санкция предусмотрена для продавца, не выдавшего необходимый документ покупателю. Однако по разъяснениям ГНАУ, изложенным в письме от 30.12.2005 г. № 13363/6/23-8019, данный штраф применяется к предприятию, в кассе которого при проверке обнаруживаются утвержденные авансовые отчеты подотчетных лиц, согласно которым таким лицам зачтены (выплачены) суммы наличности, не подтвержденные соответствующими расчетными документами.
Ведь при приобретении товаров через розничную торговую сеть наличие только товарной накладной или другого подобного документа подтверждает факт отгрузки (получения) товара, а для подтверждения оплаты этого товара должен быть получен отдельный документ — чек РРО, квитанция к приходному кассовому ордеру и т. п.
Поскольку в преамбуле Положения № 637 прямо указано, что его действие распространяется и на частных предпринимателей, данную штрафную санкцию при обнаружении погрешностей в авансовых отчетах подотчетных лиц проверяющие могут применить и к этой категории субъектов предпринимательской деятельности

Абзацем четвертым ст. 1 Указа № 436 установлена ответственность за расходование наличности из выручки от реализации продукции (работ, услуг) и других кассовых поступлений (кроме средств, полученных из касс учреждений банков) на выплаты, связанные с оплатой труда при наличии налоговой задолженности, в размере осуществленных выплат.

Однако Положение № 637 не содержит никаких ограничений в отношении выплат из выручки. Более того, в п. 2.9 данного Положения указано, что наличная выручка (наличность) предприятий (предпринимателей), в том числе наличность, полученная в банке, используется ими для обеспечения нужд, возникающих в процессе их функционирования, а также для проведения расчетов с бюджетами и государственными целевыми фондами. В связи с этим НБУ в письмах от 01.04.2005 г. № 11-113/1077-3214 и от 18.12.2006 г. № 11-115/4668-13627 разъяснил, что в отношении выплат, осуществляемых после 14.02.2005 г., штраф, установленный абзацем четвертым ст. 1 Указа № 436, не применяется. С этим согласна и ГНАУ (см. письмо от 15.06.2006 г. № 6363/6/23-8019).

Кроме того, в настоящее время не действует также штрафная санкция, предусмотренная абзацем седьмым ст. 1 Указа № 436. Речь идет об использовании полученных в учреждениях банков средств не по целевому назначению, за что предусматривался штраф в размере израсходованной наличности. В настоящее время к предприятиям не предъявляются требования относительно целевого использования средств, полученных ими со своего банковского счета.

В связи с этим НБУ в письме от 26.01.2005 г. № 11-111/226-703 разъяснил, что с учетом законодательно установленных основ хозяйственной, предпринимательской и банковской деятельности и права субъектов хозяйствования относительно свободного распоряжения собственными средствами в рамках законодательства Украины утратило силу требование об использовании субъектами хозяйствования собственных наличных средств, полученных с банковского счета по денежному чеку, исключительно по целевому назначению. Заполнение соответствующего реквизита в денежном чеке относительно целевого направления наличных средств осуществляется для анализа денежных потоков по направлениям и изучения тенденций наличного обращения (см. письмо НБУ от 18.07.2006 г. № 11-113/2701-7507).

Таким образом, хотя в чеке и указывается цель получения наличных с текущего счета, но их использование на другие цели не карается штрафом. Например, полученные средства для выдачи работнику на командировку при изменении обстоятельств можно спокойно направить на другие хозяйственные нужды.

Помните, что в соответствии с п. 7.3 Положения № 637 на руководителей предприятий и предпринимателей возложена ответственность за соблюдение порядка ведения операций с наличностью. В случае нарушения этого порядка должностных лиц предприятия могут привлечь к административной ответственности согласно ст. 1642 КоАП в виде штрафа в размере от 8 до 15 ннмдг (от 136 до 255 грн.). Если такое нарушение повторится в течение года после наложения административного взыскания за те же нарушения, то размер штрафа составит уже от 10 до 20 ннмдг (от 170 до 340 грн.).

Такой же штраф может ожидать руководителей предприятий за несоблюдение:

— требований, установленных п. 4.1 Положения № 637, об обеспечении надлежащего обустройства кассы (с целью осуществления расчетов наличными) и надежного хранения в ней наличных средств;

— установленного лимита кассы и внесение недостоверных показателей в расчет установления лимита остатка наличности в кассе (п. 5.14 Положения № 637).

Кроме того, штрафы, предусмотренные ст. 1642 КоАП, по мнению НБУ, могут применяться и в случае нарушения правил использования наличной иностранной валюты (см. письмо НБУ от 17.11.2006 г. № 13-123/4285-12303).

Дела об административных правонарушениях по данной статье рассматривают органы государственной контрольно-ревизионной службы в Украине. От ее имени налагать административные взыскания имеют право: начальник Главного контрольно-ревизионного управления в Украине и его заместители, начальники контрольно-ревизионных управлений в Автономной республике Крым, областях, городах Киеве и Севастополе и их заместители.

Поделиться:

2010-06-14


Источник: http://obuhgalterii.info/?p=226

Закрыть ... [X]

АКЦИОНЕРАНВЕСТОРАМ Уход за комнатными фиалками и фото



Отношение выручки к сумме основных средств Выручка
Отношение выручки к сумме основных средств Василёк Википедия
Отношение выручки к сумме основных средств Высыпания на коже
Отношение выручки к сумме основных средств Гель-лаки TNL Professional (Татнейл)
Отношение выручки к сумме основных средств Для рисования фраз и букв - t
Отношение выручки к сумме основных средств Зубные импланты. Сравнительная характеристика
Отношение выручки к сумме основных средств Интернет-магазин ПОЛНЫМ -ПОЛНО. Женская одежда
Отношение выручки к сумме основных средств Коронки из диоксида циркония Установка
Отношение выручки к сумме основных средств Косметика Виши (Vichy)
Лечение грибка ногтей перекисью водорода (H2O2) Массаж воротниковой зоны детям: Особенности и техника Мурашки по телу - Сыпи(высыпания) Отношения между мужчиной и женщиной Психология человека После маски для волос репейное масложелток сыпятся волосы форум Прыщи к чему снятся во сне? Если видишь во сне Прыщи